Семинар «Новации в хранении документов в организации. Пошаговый алгоритм, распространенные ошибки и практические аспекты»

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота. На семинаре будут рассмотрены такие вопросы, как передача дел в архив организации, уничтожение документов с истекшими сроками хранения и другие актуальные вопросы.

КОГДА

7 июля 2022 года (10:00 – 14:00)

ДЛЯ КОГО

Обучающий курс предназначен для помощников руководителя, заведующих архивом, делопроизводителей, начальников служб документационного обеспечения, специалистов отдела кадров, юристов и бухгалтеров, занимающихся вопросами делопроизводства в организациях и на предприятиях.

ПРОГРАММА

1. Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства. (Законом Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З внесены изменения в Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве»). Государственный контроль за его соблюдением. Административная и уголовная ответственность. (С 1 марта 2021 г. вступил в силу новый Кодекс об административных правонарушениях (изменения в части административной ответственности в сфере архивного дела и делопроизводства)).

2. Организация работы архива:

• виды архивов;
• разработка должностной инструкции заведующему архивом (лицу, ответственному за архив);
• разработка положения об архиве.

3. Номенклатура дел организации:

• как создать номенклатуру дел организации «с нуля»;
• порядок составления, согласования и подписания номенклатуры дел структурного подразделения организации;
• порядок составления, согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел организации;
• схемы (принципы) построения номенклатуры дел организации;
• систематизация заголовков дел внутри разделов (подразделов) номенклатуры дел организации;
• порядок заполнения граф номенклатуры дел организации;
• определение сроков хранения дел, перечни документов с указанием сроков хранения. изменения и дополнения в Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, отметка «ЭПК», переходящие дела;
• порядок включения электронных документов в номенклатуру дел;
• особенности включения в номенклатуру дел документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения; документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну; документов по осуществлению административных процедур и др.;
• особенности включения в номенклатуру дел документов коллегиальных органов, в том числе постоянно (или) временно действующих (комитетов, комиссий (по оздоровлению и санаторно-курортному лечению, по жилищным вопросам и др.), советов и др.), общественных организаций (профессионального союза работников организации, первичных организаций общественных объединений и др.);
• оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел к номенклатуре дел.

4. Организация экспертизы ценности документов:

• создание экспертной комиссии организации;
• разработка положения об экспертной комиссии организации;
• порядок проведения экспертизы ценности документов;
• протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления.

5. Формирование дел:

• порядок группировки документов в дела и их систематизация
  (с приказами по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу; организационными документами; протоколами и др.);
• личное дело работника, какие документы включать и не включать.

6. Подготовка и передача дел в архив организации:

• оформление дел с документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (нумерация листов в деле, составление листа-заверителя, составление внутренней описи дела (при необходимости), оформление обложки дела);
• составление описей дел структурных подразделений организации (номер описи; порядок систематизации дел в описи; порядок подписания, согласования и утверждения описи дел, временный шифр дел);
• передача дел в архив организации;
• составление и оформление сводной описи дел постоянного хранения (состав дел, включаемых в опись; порядок заполнения граф; составление итоговой записи и заверительной надписи; справочный аппарат к годовому разделу сводной описи дел; порядок подписания, согласования и утверждения; оформление законченной описи дел);
• составление и оформление сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (состав дел, включаемых в опись; порядок заполнения граф; составление итоговой записи и заверительной надписи; порядок подписания, согласования и утверждения; оформление законченной описи дел);
• составление и оформление сводной описи дел по личному составу (состав дел, включаемых в опись; порядок заполнения граф; составление итоговой записи и заверительной надписи; порядок подписания, согласования и утверждения; оформление законченной описи дел);
• составление историко-архивной справки (порядок подготовки, согласования и утверждения; структура историко-архивной справки; историческая и архивная части историко-архивной справки).

7. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения:

• составление, согласование и утверждение акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

8. Особенности проведения экспертизы ценности, определения сроков хранения и передачи в архив организации электронных документов и документов в электронном виде.

9. Ответы на вопросы.

КТО ВЕДЕТ

Шумская Елена Викторовна

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ

г. Минск, ул. Коммунистическая, 11, к. 218.

Слушателям предоставляется возможность выбора формата обучения:
обучаться можно как в формате офлайн так и в формате онлайн на платформе ZOOM.

КОНТАКТЫ

+375 17 237 42 36
+375 29 118 08 70
education4@edubiz.by
tatiana@cdo.by