Вы замечаете, что ваша продуктивность колеблется изо дня в день? В какие-то дни вы решаете свои задачи на лету, а в другие, сколько бы времени ни потратили, дела не сдвинулись с мертвой точки?
Идея о том, что долгие часы и напряженные дни работы гарантируют высокую продуктивность, является широко распространенным заблуждением. Исследование, проведенное в 2008 году в университете штата Иллинойс, доказало, что когда человек долго сидит за письменным столом, фактически его продуктивность снижается, в то время как регулярные короткие перерывы помогают сохранять сосредоточенность и высокий уровень энергии.
Более того, многочисленные исследования подтверждают, что сидение за столом в течение длительного времени может нанести ущерб здоровью. Давно известно, что отсутсвие активности влияет на развитие ожирения, сердечных заболеваний, рака, диабета и в целом повышает риск смерти. Но до недавнего времени эксперты полагали, что этот риск может быть компенсирован регулярными энергичными упражнениями. Тем не менее, исследование шведского ученого, доктора Элина Экблом-Бака, опубликованное в 2010 году, показывает, что, хотя упражнения важны для сохранения здоровья, только регулярные перерывы в работе за столом могут снизить риски развития негативных последствий.
В этой статье рассматривается метод Pomodoro, простой способ, который повышает продуктивность и позволяет сохранить здоровье человека, поощряя его планировать регулярные короткие перерывы в течение рабочего дня.
Об инструменте
Техника Pomodoro была разработана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Его одноименный бестселлер был доработан и переиздан в 2013 году.
Pomodoro в переводе в итальянского означает помидор. Суть этой техники состоит в том, чтобы разделить свой рабочий день на 25-минутные сеансы, с короткими перерывами между ними. Свое имя эта техника получила благодаря кухонному таймеру в виде помидора, который Чирилло использовал для контроля времени, когда был студентом.
Метод чрезвычайно прост. Каждая 25-минутная сессия – это «Pomodoro». Когда вы завершите ее, сделайте пятиминутный перерыв, прежде чем приступать к следующей. После четырех «Pomodoro», сделайте более длинный перерыв, чтобы отдохнуть и зарядиться энергией.
На первый взгляд, такое большое количество перерывов в течение дня может показаться нерациональным. Однако, исследования подтверждают, что, когда вы вернетесь к задаче, над которой работаете, ваше внимание будет более сконцентрированным.
Как использовать технику Pomodoro
Чтобы начать использовать технику Pomodoro, нужно
Посмотрите на свой список дел и подумайте о том, что вам нужно сделать сегодня.
Оцените, сколько времени вам потребуется для завершения каждой задачи с точки зрения количества Pomodoro (25-минутных сеансов). Теперь распределите эти задачи в течение дня так, чтобы нашлось место и для текущих обязанностей.
Также распланируйте время для ваших перерывов: пять минут для каждой завершенной сессии плюс более продолжительный 20-30-минутный перерыв в конце блока (например, после того, как вы выполнили конкретную задачу или после четырех Pomodoro).
Примечание:
Чирилло рекомендует работать в 25-минутных сессиях, но вы можете поэкспериментировать с продолжительностью. Например, исследования наших ежедневных биологических циклов (называемых ультрадианными ритмами) говорят о том, что мы можем быть сосредоточенными в течение 90-120 минут, прежде чем нам понадобится отдохнуть. Однако доктор Экблом-Бак рекомендует, чтобы люди отрывались от своих столов каждые 45 минут (без угрозы для здоровья).
Перед тем, как начать, убедитесь, что у вас есть все, что вам нужно для решения ваших задач, а также блокнот и ручка. Установите таймер на период, на который вы посчитали для себя оптимальным. В этом примере мы будем придерживаться 25 минут.
Вы можете использовать любой таймер, который вам нравится. Традиционный кухонный таймер идеален, если вы работаете из дома, но, если вы находитесь в офисе, старайтесь быть внимательным к своим коллегам, ведь его громкий звук может им мешать.
Существуют всевозможные онлайн-таймеры. Вы даже можете установить таймер Pomodoro для вашего устройства iPhone® или Android ™.
Когда вы установили свой таймер, приложите все усилия, чтобы сосредоточиться на вашей задаче. Помните, что ваше время ограничено. После, во время отдыха, вы сможете сделать телефонные звонки или пообщаться с коллегами.
Учитывая это, сделайте все возможное, чтобы свести к минимуму все отвлекающие факторы до начала работы. Закройте дверь своего кабинета, выключите телефон, отправьте сообщения по электронной почте или в чат и сообщите своим коллегам, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили.
Сконцентрируйте ваше внимание только на одной задаче из списка.
Не позволяйте себе отвлекаться, если в голову приходят идеи или мысли о других делах. Запишите их в блокнот и отложите на потом. При необходимости вы можете скорректировать свое расписание для работы над ними в следующем сеансе, но пока придерживайтесь первоначального плана.
Если вы выполнили задачу до того, как назначенное время закончилось, используйте его для текущих дел или для других коротких задач. Будет полезно, если вы обратите внимание на то, сколько сессий Pomodoro занимает каждая задача из списка. Так вы сможете лучше планировать свое время в будущем или увидеть прогресс в вашей продуктивности.
Когда ваш таймер выключится, сделайте пятиминутный перерыв. Вы должны сделать это, даже если вы находитесь «в потоке», потому что эти перерывы – ваше время, чтобы отдохнуть и «подзарядить батареи».
Вас может беспокоить, что из-за перерывов в работе вы потеряете время, но на самом деле регулярные перерывы помогают восстанавливать энергию и повышают продуктивность, что компенсирует потерянное время. Чирилло утверждает, что уровень энергии гораздо важнее времени.
Подход Pomodoro направлен на поддержание высокого уровня энергии, таким образом вы не тратите время на работу над задачами, когда уровни концентрации низки.
Для максимальной эффективности используйте перерывы, чтобы встать из-за стола. Двигайтесь, гуляйте и делайте упражнения. Даже если вы просто сделаете чашку кофе, возьмете стакан воды или заберете документы из принтера в соседней комнате, этого действия достаточно, чтобы избежать проблем со здоровьем, которые возникают, когда ваши мышцы неактивны.
Во время перерыва не думайте о том, над чем вы работали ранее. Это время ваш мозг использует для усвоения информации, поэтому не делайте ничего, что требует слишком много ментальных усилий, когда вы отдыхаете!
Кроме того, сопротивляйтесь желанию использовать свои перерывы, чтобы наверстать упущенное в социальных сетях, электронной почте или Интернете. По данным исследований, 70 процентов взрослых в США напрягают глаза, слишком много времени глядя в монитор и различные гаджеты.
Используйте время, чтобы сделать что-то другое. Наведите порядок на столе, помедитируйте, отправьте ненужные документы в измельчитель или пообщайтесь с коллегой. Если вы работаете из дома, вы можете даже переодеться.
Когда ваш перерыв закончится, установите свой таймер на следующую сессию и продолжите свою работу. Когда вы закончите четыре сессии Pomodoro, сделайте перерыв на 20-30 минут. Используйте его, чтобы пойти на прогулку, перекусить чем-то полезным, пообедать, почитать книгу … что угодно из того, что заставит вас подняться из-за стола на некоторое время и отвлечет ваш разум от того, что вы делали раньше.
Помните, что очень важно пополнять свои запасы энергии. Конечно, согласно рекомендациям нужно работать до самого конца 25-минутной сессии и после 4-ой из них уйти на длительный перерыв, но эти правила не имеют силу закона.
Важно слушать свое тело. Если ваш ум начинает блуждать или вы чувствуете усталость, не нужно во что бы то ни стало держаться до конца сессии. Помните, что ваши ритмы тела естественным образом следуют за 90-120-минутными циклами, и трудно понять, на какой стадии вашего ультрадианного ритма вы были, когда начали свою задачу.
Вы можете поэкспериментировать с этой техникой. Возможно, что три сессии, сопровождаемые 20-минутным перерывом, подходят вам лучше всего, или, может быть, пять сеансов, за которыми следует 30-минутный перерыв, наиболее эффективны для вас.
Вы также можете обнаружить, что по утрам вам легко сохранять концентрацию на более долгое время, а во второй половине дня вы чаще нуждаетесь в перерывах. Как только вы найдете свой идеальный распорядок, вас поразит то, что можно успеть сделать за рабочий день.
За и против техники Pomodoro
Существует несколько преимуществ использования техники Pomodoro для управления временем.
Используя ее, чтобы разбить дневную работу на более короткие, высококонцентрированные сессии, вы сможете более эффективно управлять своим временем, а крупные проекты не будут пугать вас своей масштабностью.
Она также побуждает вас свести к минимуму отвлекающие факторы, не прибегая к многозадачности и предотвращая прокрастинацию, потому что у вас есть только ограниченное время для работы.
Исследования подтверждают, что регулярные короткие перерывы хороши для вашего здоровья и улучшают вашу концентрацию, что повышает уровень продуктивности. Чирилло отмечает, что этот метод особенно подходит для людей с синдромом дефицита внимания или синдромом дефицита внимания с гиперактивностью.
Кроме того, частые короткие перерывы дают вашему разуму возможность усвоить информацию, и у вас будет больше «моментов озарения», когда идеи, кажется, появляются из ниоткуда.
Время на отдых и смена занятий в течение дня также помогает вам задавать собственный темп и чувствовать себя менее уставшим.
Однако этот метод подходит не всем. Некоторым людям постоянные короткие перерывы мешают, особенно когда их «накрыло» вдохновение.
Также может быть трудно придерживаться строгого графика тем, кто работает в очень динамичной среде или должен постоянно находится на связи с коллегами или клиентами.
Отсутствие условий для гибкого планирования времени также может повлиять на эффективность метода. Например, если у вас запланирована встреча менее чем через 25 минут, у вас может возникнуть соблазн отложить запуск новой сессии Pomodoro.
Подводя итог, можно отметить, что техника Pomodoro достаточно проста и понятна в реализации. Она требует немного больше усилий, чем установка таймера и составление списка, но потенциально может улучшить ваше здоровье и эффективность вашего рабочего дня. Попробуйте и узнайте, работает ли она для вас!
Перевод: Алина Фалинская
Источник: mindtools.com
Компания: Tрениговый портал Аспект