Главные мысли вебинара с Марией Панченко на тему: «Перезагрузка HR-процессов: новые роли нового времени».
Мария Панченко – специалист с более чем 13-летним опытом в построении эффективных HR-систем, стратегического планирования, организационных трансформаций и проектного управления.
Занимала должность HR-менеджера в Группе «Метинвест», а также позиции HRD — в Группе «Кусто Агро», RedHead Family Corporation (Антошка, Smarty Family, Daniel Kids), Агрохолдинге «Мрія» и «Нова Пошта». Опыт Марии включает трансформацию HR-процессов, корпоративной культуры, организационное развитие, построение функций экономики труда и HR-аналитики в компаниях с 20-летней историей, а также опыт работы в start-up бизнесах.
Окончила сертификационные HR программы в «kmbs» и Management Centre Europe (Бельгия), имеет международную сертификацию по управлению проектами IPMA и степень менеджера-экономиста по внешнеэкономической деятельности Донецкого государственного университета управления, окончила программы по бизнес-администрированию в Университете Небраски в Омахе (США) и Силезском университете в Опаве (Чехия). Вошла в ТОП-5 HR Profi Украины до 35 лет по версии delo.ua в 2017 году, ТОП-20 HR Украины по версии grc.ua, ТОП-5 HRD Украины по версии Leadership Journey в 2018 году и ТОП-20 HRD по версии delo.ua в 2019.
Чему нас научил коронакризис?
Начиная с весны 2020 наша с вами реальность резко изменилось. Практически все перешли на удаленную работу и столкнулись с проблемой организацией быта. Ведь дома, кроме нас, также остались наши близкие, дети, которым тоже нужно уделять внимание, но и не забывать про работу.
Поэтому все эти резкие изменения существенно повлияли на рынок и бизнесу пришлось быстро адаптироваться к новым условиям, а HR-ам и руководителям развивать стрессоустойчивость. С чем именно столкнулся бизнес из-за кризиса:
- Сбой в цепочках процессов. Люди столкнулись с настоящей перестройкой определенных привычных процессов. Стало невозможным купить билет и поехать в другой город или страну, выйти в магазин, когда это нужно и т.д. Все к чему привыкли люди, в один момент перестало работать.
- Спрос и предложение приходят в равновесие. Последние несколько лет люди жили в экономике гиперпотребления. Нас стимулировали тратить все больше и больше средств и потреблять все больше и больше не только продуктов питания, но и эмоций: путешествия, развлечения и т.д. Но после внедрения ограничений, предложения очень сильно просели. Закрылись кинотеатры, рестораны, развлекательные центры и т.д.
- Предпринимательские возможности свелись к нулю, в связи со всем вышеперечисленным. За последние несколько лет малый и средний бизнес стал очень активно развиваться. В бОльшей степени этому способствовала внутренняя логистика в стране, поскольку можно было в любой момент что-то отправить, получить, оплатить бесконтактно. В карантинной реальности этого стало мало, в результате малому и среднему бизнесу стало сложно выдерживать конкуренцию на рынке. В свою сторону ситуацию смогли повернуть всевозможные курьерские службы, бесконтактные доставки, волонтерские проекты, онлайн-бизнесы.
- Технологические и digital изменения. Наверное, единственный плюс сложившейся ситуации. Карантин подтолкнул людей выполнять свои ежедневные рабочие обязанности не привычным способом, а более технологичным. Если раньше автоматизация, инновации были какими-то глобальными проектами, то сейчас – это необходимость. Многие компании стали активно задумываться об упрощении и диджитализации ежедневных рабочих процессов, с целью экономии времени и ресурсов.
- Удаленная работа. К такой форме занятости большинство людей не были готовыми. В этот период очень важно поддерживать с подчиненными и коллегами связь, чтобы у них и у вас была возможность поделиться своими переживаниями, трудностями и вместе найти этому решение. В то же время, удаленная работа ударила по бизнесу, поскольку работодателям пришлось обустраивать домашние офисы сотрудникам. Но, если у компании сплоченная, профессиональная команда, которая быстро принимает решения, эта проблема не станет одной из самых больших.
- Личная безопасность. Многие давно забыли, а некоторые еще и не застали времена 1990-х годов, когда на улицу было страшно выйти, поскольку была угроза жизни и бизнесу, у кого он был. Во время карантина люди столкнулись с проблемой вирусной безопасности.
- Устойчивость бизнеса как основная стратегия. Здесь подразумевается устойчивость функционирования операционных процессов, что для многих компаний является основополагающим принципом бренда работодателя. Очень важно доносить сотрудникам, что их работа стабильна и компания продолжает работать в обычном режиме.
HR-стратегия в период кризиса
Для создания стратегии в период нестабильности и неопределенности нужно использовать сценарное планирование. То есть иметь несколько сценариев, по которым можно быстро реагировать на все изменения.
Как это применимо в HR-процессах?
Когда начался карантин, HR-специалистам пришлось посмотреть и определить для себя, от каких процессов они могут отказаться. Речь идет не о сокращениях или невыплате зарплат, а о создании базового сценария:
- Замораживание программ и проектов. То есть остановить все, что можно не делать, но без ущерба продукту или развитию.
- Остановка подбора или временный персонал. Если продолжить набирать людей в условиях неопределенности, есть риск того, что через некоторое время с этими людьми придется прощаться. Как итог, будет потрачено много средств и сил, но результата это никакого не принесет. Оптимальный вариант – наем временного персонала, когда вы изначально говорите людям, что ваше сотрудничество ограничено во времени.
- Перенос повышения заработных плат. Этот вариант использовали многие работодатели, а сотрудники, в свою очередь, приняли его с пониманием и благодарностью.
- Подготовка к сценарию «-50». «-50» в этой ситуации означает сценарий действий, если вам пришлось закрыть 50% своего бизнеса или же половина рынка перестала с вами сотрудничать.
Что делать в такой ситуации HR?
- Оптимизировать расходы на персонал. В этой ситуации пора задуматься о том, какие расходы на сотрудников вы можете сократить. Об этом лучше подумать заранее, прописать план действий, чтобы быть подготовленными. Оптимизировать можно расходы на дополнительные квоты, но при этом сохранять постоянные выплаты.
- Выделение групп ключевого персонала. HR-у нужно выделить ключевой персонал и массовые позиции, сотрудников которых можно заменить через какое-то время. Конечно, будет сложно расставаться с определенными людьми, но с точки зрения бизнеса нужно понимать, что сотрудников таких должностей можно будет снова нанять.
- Подготовка к сценарию «-75». Нужно иметь стратегию для такого развития событий, когда придется оставить только минимальную часть бизнеса, которая обеспечит его нахождение для дальнейшего развития.
Что делать в такой ситуации HR?
- Сокращение персонала и удержание ключевых сотрудников. Удерживать стоит тех людей, которые являются ядром вашей компании, чтобы после кризисного периода они обеспечили новый рост и развитие бизнеса.
- Подготовка к сценарию «Кто выключит свет?». Подразумевает вопрос о закрытии компании и прощание с ключевыми сотрудниками, которые приносят наибольшую ценность. Здесь нужно подумать о сроках закрытия компании и других технических моментах. HR-у в такой ситуации нужно быть компетентным не только в плане онбординга сотрудников, но и в офбординге. Поскольку прощаться нужно радушно и тактично, будь то увольнение одного сотрудника или сокращение штата.
Во время кризисного периода, важно помнить, что вся ответственность лежит не на внешнем консультанте, а на CEO и топ-менеджменте компании. Внешний консультант может только порекомендовать какой-то план действия, поделиться опытом, разработать вместе с CEO план действий. Но принятие решения зависит от руководства компании.
Как пандемия повлияла на HR-процессы?
1. Изменение фокуса HR
В 2000-х годах людей называли персоналом, а HR-ов больше обучали учетной функции: кадровому учету, администрированию, расчету заработной платы, учету рабочего времени, сотрудничеству с профсоюзами. Все это было связано с базовыми рутинными задачами.
Спустя 10 лет в людях начали видеть не просто ячейку в организациях, но и ресурс, с помощью которого компания разрабатывает продукт и зарабатывает деньги. В профессии HR упор встал на эффективность HR-процессов, оптимизацию затрат на персонал, использование удобных HR-инструментов. HR-ы начали заниматься оценкой, обучением сотрудников, узнавать, как нанимать людей, ставить им цели и как оплачивать их труд.
В 2020 году компании говорят о людях как о капитале. Квалифицированных сотрудников, которые придерживаются корпоративной культуры компании и создают её, считают конкурентным преимуществом. Потому что можно скопировать все, но не людей, которые искренне хотят работать на вас и приносить результат.
В HR-сфере сейчас важна гибкость и интеграция процессов для быстрой адаптации к новым условиям работы. Все это HR делает, опираясь на аналитику и дифференциацию. Здесь важно понимать, что есть какой-то стандартный подход и разный, в зависимости от людей, с которыми вы работаете. В 2020 году важна диджитализация, когда вместо часовой работы над документацией, можно нажать всего лишь одну кнопку.
HR To Be – процессы, которые создают ценность
Здесь речь идет о разделении HR-процессов на рутинные и комплексные, которые нельзя автоматизировать, поскольку их нужно выполнять самостоятельно. HR-процессы можно разделить на 3 категории: поддерживающие, основные и стратегические.
Поддерживающие HR-процессы
К ним относится администрирование, ведение отчетности, организация работы сотрудников. К ним также относится кадровый учет, создание графиков работы, учет рабочего времени, численности людей, расчет заработной платы и всевозможные сервисы для документооборота.
Основные HR-процессы
К ним относятся операции, которые позволяют бизнесу работать, а это обеспечение персонала. Задача HR-а понять, какие люди должны быть в организации и найти квалифицированных специалистов. Кроме того, важно регулярно проводить оценку персонала, предоставлять им обратную связь и возможность обучиться для развития своих скилов.
Управляющие процессы
Это процессы верхнего уровня, которые создаются в больших или диверсифицированных компаниях. К ним относится:
- Talent Management (управление талантами). Здесь речь идет о подборе управленческих или ключевых позиций. HR занимается внутренней ротацией, оценкой компетенций, программами развития.
- Управление вознаграждением. Эти HR-процессы подразумевают наличие у HR высокой экспертности рынка. Они должны знать не просто среднюю зарплату по должностям, а причину, почему им так платят, в какой структуре находятся такие позиции. На вознаграждение стоит смотреть как на совокупный пакет, в котором может быть меньше заработная плата, но больше льгот и других «плюшек».
- Организационное развитие. К этому процессу относится организационный дизайн и динамический дизайн работ. HR-отдел должен оперативно реагировать на изменяющуюся среду, стратегии, объединять функции. Очень важно уделять внимание организационной структуре и пересматривать её чаще, чем раз в год. От дизайна мышления HR-а зависит то, как будет выстроена иерархия организационных структур, насколько логично будет объединен функционал различных направлений.
- Аналитика и прогнозирование. HR должен иметь полную картину того, что происходит в командах, анализировать эффективность сотрудников и прогнозировать дальнейшее развитие компании.
Как в выполнении этих процессов могут помочь HR-инструменты?
Поддерживающие процессы, такие как кадровый учет, расчеты выплат сотрудникам можно автоматизировать или же отдать на аутсорс. Поскольку HR-менеджер должен заниматься работой с людьми, а не уделять 80% своего времени ведению документации.
В случае с основными процессами можно использовать стандартизацию, например, для подбора персонала на массовые позиции. Кроме того, для оптимизации временных затрат поможет разделение и фокусировка обязанностей.
Например, если говорить о подборе, то пусть кто-то занимается звонками, а кто-то проведением интервью. Если начать фокусировать людей на определенных процессах, эффективность их выполнения повысится.
Роботизацию в основных процессах можно использовать для автоматизации рутины в массовом подборе. Например, подтверждение даты проведения собеседования, интеграция с job-порталами для удобного размещения вакансии, получение обратной связи, оформление кандидата в штат и т.д.
В управляющих процессах нужно создавать систему управления, дифференцировать подходы, быть гибкими, искать новые практики.
Кроме того, HR-у нужно применять свои навыки динамического дизайна организации и обращать больше внимания на аналитику. Наблюдать за сотрудниками, их эффективностью, эмоциональным состоянием, чтобы спрогнозировать возможный уход специалиста и предотвратить его.
Какая она организация будущего the new normal?
На сегодня эффективный бизнес работает, когда он реагирует не на должность в иерархии организационной структуры, а на конкретного человека. Очень важно строить процессы вокруг потребностей, эмоций, чувств, проблем и поведения человека, чтобы сотрудник был в фокусе внимания.
Для профессии HR-специалиста это значит изменение роли. То есть развитие направления и функциональных обязанностей от учета мозгов, оптимизации и до объединения, чтобы обеспечить максимально эффективное для бизнеса взаимодействие. Сейчас важно понимать, как сотрудники работают, на своих ли местах они находятся, что сделать, чтобы повысить их продуктивность и результативность.
HR в People Centric организации
Нужно уделять внимание состоянию сотрудников и лояльности к компании. Но не только с точки зрения опросов исследования вовлеченности и eNPS. HR-у нужно исследовать и мониторить весь жизненный цикл сотрудника. Очень важно понять, как сотрудники узнают о компании, чем она их привлекает, что происходит с человеком каждый день и каждую неделю. Чтобы это определить, можно использовать push-опросы и фокус-группы.
Важно определить причины, из-за которых люди от вас уходят, с помощью аналитики текучести и информации с Exit Interview. Кроме этого, есть адаптация сотрудников, когда вы можете получить обратную связь и оценить их эффективность.
Кто такой HR 2020?
Ключевые компетенции HR 2020:
- Креативность, дизайн-мышление. Опираясь на знания устойчивых HR-систем и обычных процессов думать над тем, как можно трансформировать функции.
- Управление изменениями. При внедрении изменений очень важно начинать с себя и самим в них верить. Только в таком случае их успешно примут сотрудники, без лишнего сопротивления.
- Гибкость, agile подходы. Важно быть гибкими к различным изменениям и процессам, не бояться нарушить какой-то определенный план действий, поменять приоритеты и т.д.
Аналитика. При работе нужно опираться на данные и факты, чтобы максимально понятно донести свою точку зрения. - Карьерное проектирование и консультирование. Нужно уметь не только увидеть потенциал человека, но и раскрыть его, помочь сотруднику пройти через этот путь.
- Работа с удаленными командами, фрилансерами, аутсорсом. Нужно научиться работать с такими группами более активно, потому что изменения происходят в мире очень быстро.
- Работа со смыслами (в добавок к миссиям и ценностям). Важно помнить не только о миссиях и ценностях компании, но еще и смотреть на конкретного сотрудника или группу людей: на их поведение, личные ценности, перемены настроения, изменения в их жизни и влиянии всего этого на их работу.
- Community менеджмент. Весной и летом многие компании инвестировали средства в больницы, понимая, что забота об обществе = заботе о своих сотрудниках.
- Управление социальными и волонтерскими проектами. Этот процесс обретает популярность и HR становится не только внутренним профессионалом, но и расширяет свою работу на другие города и группы людей за пределами своей организации.
- Проявление этики и эмпатии. Важно думать о своих сотрудниках, если с кем-то приходится прощаться, нужно проявить сочувствие, заботу о человеке. И, конечно же, вести себя тактично со всеми людьми.
- Фасилитация команд и различных HR-процессов. Нужно помочь выработать решение, прийти к нему, посмотреть на организацию под другим углом, задать правильные вопросы.
- Навыки работы в социальных сетях с социальными медиа. Общество уходит в онлайн-режим, поэтому очень важно уметь пользоваться социальными сетями и взаимодействовать с социальными медиа.
Summary
- В период кризиса очень важно иметь несколько сценариев для определения действий в различных ситуациях, которые могут произойти.
- Всемирная пандемия глобально повлияла на HR-процессы. Сейчас в приоритете гибкость, применение в работе нестандартных процессов, диджитализация.
- Чтобы быть в настоящее время успешной организацией, важно уделять внимание сотрудникам, исследовать и мониторить их жизненный цикл.
- HR 2020 должен обладать такими ключевыми компетенциями: креативность, дизайн-мышление, гибкость, аналитическое мышление, уметь работать с удаленными командами и фрилансерами, проявлять этику и эмпатию и иметь навыки работы с социальными сетями.
Источник: hurma.work