Диджитал-агентство «Студия Олега Чулакова» отказалось от привычного подхода к аттестации. Теперь сотрудникам не приходится ждать повышения год — можно инициировать его самим. Как устроена новая система — рассказывает Анна Ганичева, HR-директор агентства.
Аттестация — важная составляющая работы с персоналом, в ходе которой происходит оценка кадров. Она может проводиться в виде устного собеседования, тестов или в смешанном формате.
Есть ряд специалистов, которых закон обязывает проходить подобные проверки. Это госслужащие, авиационный персонал, работники опасных производственных объектов и т.д. Для работодателей из прочих сфер аттестация носит добровольный характер.
В чем важность аттестации
Для сотрудника
Во время аттестации сотрудник может не только оценить свои знания, опыт и профессиональные навыки, но и понять дальнейшие перспективы роста в компании.
Для компании
Грамотно устроенный процесс аттестации помогает снизить текучесть кадров, удержать ценных сотрудников и выявить неэффективных.
Что было и что стало
Что было
Раньше мы проводили плановые аттестации раз в год и применяли такие методы, как:
- оценка «360 градусов»;
- сбор обратной связи от руководителя и наставника;
- проверка самооценки сотрудника;
- оценка по матрице компетенций на уровне «знает/не знает».
При повышении сотрудника использовали стандартную систему грейдов: junior, middle, senior, team lead. Она работала, но имела множество недостатков, в частности:
- не позволяла оценить рост сотрудников;
- не была прозрачной для них;
- подготовка к аттестации занимала много времени у руководителей, но мало у аттестуемых.
Сегодня специалисты хотят быстрого роста, поэтому было решено изменить систему оценки, сделать ее понятной и интересной для сотрудников. Мы начали с разработки KPI для руководителей и для специалистов.
Что стало
Раньше мы повышали сотрудников раз-два в течение года просто за то, что «человек хороший». Теперь же для перехода с одной позиции на другую им приходится проявлять инициативность и выполнять больше, чем просто свои стандартные задачи.
Мы увеличили количество грейдов с четырех до восьми: junior, junior+, junior++, middle, middle+, middle++, senior, team lead.
На грейд влияет количество набранных на аттестации баллов. Они проставляются за специальные знания и личностные компетенции.
Например, специалист уровня junior должен обладать такими личностными компетенциями, как:
- ответственный подход к работе;
- ориентация на действие и результат;
- амбассадорство;
- клиентоориентированность;
- гибкость;
- умение ориентироваться в незнакомой области.
Сотрудник уровня middle выступает наставником для младших специалистов и решает сложные задачи. Поэтому требования к нему серьезнее. Помимо вышеперечисленных компетенций такой сотрудник должен обладать:
- стратегическим видением;
- устойчивостью к неудачам;
- самостоятельностью;
- навыками убеждения.
Кроме того, важно, как он относится к бизнесу компании, внедряет ли в работу что-либо инновационное.
У сотрудников начиная с уровня senior дополнительно оцениваются:
- лидерство;
- финансовая грамотность;
- умение строить эффективную команду;
- способность организовывать и совершенствовать рабочие процессы;
- стремление развивать сотрудников.
Наши сотрудники развиваются по системе agile, то есть маленькими шагами идут к основной цели. Они могут самостоятельно инициировать дополнительную аттестацию, получить развернутую обратную связь по ее результатам и составить карьерную карту на будущее.
Стоит отдельно упомянуть, что пройти аттестацию могут и новички. Такие примеры уже есть. Недавно к нашей команде присоединился новый бизнес-аналитик. Ему предстояло пройти испытательный срок длительностью три месяца. HR-отдел подготовил для него план адаптации с перечнем задач ровно на этот период. Но новый сотрудник захотел идти по ускоренной программе.
Он с первых дней проявил себя как инициативный, компетентный и быстро обучаемый человек, сразу погрузился во все рабочие процессы и за первый месяц выполнил больше половины заданий. После чего попросил HR-отдел назначить дату аттестации по итогам испытательного срока пораньше.
Руководители агентства тоже регулярно проходят аттестацию для повышения квалификации и составления плана развития. Так, недавно процедуру оценки успешно прошел наш аккаунт-директор.
Этапы аттестации
Чтобы избавиться от субъективизма при принятии решений, мы проводим аттестацию поэтапно.
Этап № 1. Оценка soft skills
Сотрудник сам оценивает свои компетенции. После этого HR-специалист проводит с ним беседу. Она длится 40–60 минут. HR запрашивает кейсы, которыми сотрудник руководствовался при оценке. Такая беседа позволяет провести рефлексию на предмет того, насколько его оценка соответствует реальности.
Этап № 2. Оценка hard skills
Руководитель задает сотруднику узкоспециализированные вопросы, чтобы определить уровень его профессиональных знаний.
Этап № 3. Защита кейса
За десять дней до аттестации перед сотрудником ставится задача. На аттестации он презентует решение специальной комиссии.
Как проверить дизайнера
Рассмотрим для примера, как проходит аттестация дизайнера.
Дизайнер презентует проект сайта или мобильного приложения. Аттестационная комиссия спрашивает, почему он использовал в проекте те или иные решения с точки зрения стилистики, типографики, цветов. Члены комиссии также проверяют, не нарушил ли сотрудник правил построения композиции, например использовал ли при работе модульную сетку.
Важно, чтобы специалист смог аргументировать выбор тех или иных решений и пояснить, каким образом он учел клиентский запрос.
Этап № 4. Отчет о работе
Мы понимаем, что работаем с творческими людьми, и не требуем от них строгого отчета. Обычно сотрудник в свободной форме рассказывает о своих достижениях за год. Это похоже на сочинение «Как я провел лето», только в новом формате.
Комиссия также интересуется у сотрудника, комфортно ли ему работать в агентстве, что нравится и не нравится в работе, с какими сложностями он сталкивается, какую должность впоследствии хотел бы занять.
Этап № 5. Подготовка руководителями индивидуального плана развития сотрудника
В этом этапе участвуют руководитель, наставник сотрудника и HR-директор. Вместе они определяют грейд сотрудника, его сильные стороны и зоны развития soft и hard skills.
Этап № 6. Встреча с сотрудником и обратная связь
На седьмом этапе HR-специалист и руководители агентства дают сотруднику обратную связь по индивидуальному плану развития, определяют, в каком направлении он должен двигаться и какие действия предпринимать.
Этап № 7. Протокол аттестации
Непосредственный руководитель заполняет протокол аттестации, где указывает результаты сотрудника и его цели на ближайший год.
Как мы разрабатывали новую систему
Нам было непросто внедрить аттестацию, поскольку при разработке системы отталкивались от ее целей. Хотелось создать систему оценки, которая решает глобальные задачи:
- выявить ценности сотрудников,
- проверить компетентность сотрудников и соблюдение ими стандартов;
- оценить развитие организации в целом;
- выявить резервы для развития кадрового потенциала;
- изучить возможности для личностно-профессионального развития сотрудников.
Поскольку в агентстве работают специалисты разного уровня из разных областей, руководителям предстояло разработать матрицы компетенций и разбить их по новым грейдам. Для выполнения этой задачи мы разделились на группы. Каждая получила задание и два месяца на его выполнение.
Руководители направлений продумывали матрицы компетенций для оценки специалистов по hard skills, определяли, какой балл должен набрать специалист конкретного грейда, и готовили кейсы.
HR-директор отвечал за систему аттестации в целом, компетенции для оценки по soft skills и индивидуальные планы развития.
Особенности внедрения
Затем настало время интеграции. Сотрудники давно хотели иметь возможность регулярно повышать экспертность и получать от руководителей обратную связь, поэтому внедрение новой системы прошло безболезненно.
На первом этапе руководители направлений презентовали сотрудникам новый формат и рассказали о его плюсах.
На втором этапе начали проводить запланированные аттестации. У нас есть стандартный реестр аттестуемых, который позволяет отслеживать предстоящие аттестации и результат оценок.
После каждой аттестации мы запрашивали у сотрудников обратную связь по самой процедуре. Результаты нас порадовали. Сотрудникам нравится, что:
- оценка стала более объективной (в результат оценки по «методу 360 градусов» могли
- вмешиваться личные взаимоотношения);
- готовиться к аттестации стало проще, потому что процедура четко описана;
- у них есть понимание дальнейшего развития в компании.
Первые результаты
С момента внедрения новой системы мы провели уже 52 аттестации. Среди самых ярких примеров — аттестация одного из нынешних арт-директоров агентства. Еще год назад он был дизайнером интерфейсов, пройдя первую аттестацию для перехода с грейда junior на middle (еще в старом формате). Сотрудник реализовал несколько крупных банковских проектов, где продемонстрировал:
- стратегическое видение;
- аккуратность;
- лояльность к агентству и своим коллегам;
- развитые навыки коммуникации;
- эффективность в качестве наставника для младших специалистов.
Недавно он прошел аттестацию уже во второй раз — в новом формате: в итоге сотруднику предложили должность арт-директора агентства.
Необходимо учитывать, что результаты аттестации могут служить основанием как для повышения, так и для увольнения. До крайностей, как правило, не доходит, но в случае плохой подготовки сотрудник рискует потерять уровень грейда.
Какие возможности открывает перед сотрудниками обновленная система аттестации
Плюсов у нововведения много:
- ускоренное развитие сотрудников согласно новым грейдам;
- развернутая обратная связь от руководителя и комиссии;
- обозначение целей на ближайшее время;
- работа с зонами развития;
- получение рекомендаций по обучению от руководителя и комиссии;
- планирование карьеры.
Автор: Анна Ганичева, HR-директор Студии Олега Чулакова
Источник: pro.rbc.ru