В связи с пандемией коронавируса многие компании в России и за рубежом перешли на удаленную работу. Сотрудники стартапа Miro (экс-Realtimeboard), который в 2011 году основали россияне Олег Шардин и Андрей Хусид, работают в Перми, Сан-Франциско, Лос-Анджелесе, Остине и Амстердаме. Старший редактор Miro Анна Савина рассказала об опыте своей команды, члены которой уже давно привыкли работать удаленно.
Два года назад я переехала из Москвы в Сан-Франциско и начала работать в стартапе Miro. Тогда меня заботили в основном вызовы, связанные с эмиграцией и адаптацией на новом месте.
Но реальность отличалась от того, что я себе представляла. Быстро найдя квартиру и оформив нужные документы, я погрузилась в повседневную жизнь, огромную часть которой составляла работа из дома и коммуникация с командой в России, а затем и в Голландии.
До переезда я работала удаленно только короткие промежутки времени — наверное, самый длинный такой период длился две недели. Когда я переехала, все изменилось. Первые 4—5 месяцев я провела работая из дома. Затем у нас появился первый небольшой офис в городе и мы начали посещать его 1—2 раза в неделю для серьезных встреч.
Что делает нас продуктивными
Один из первых навыков, которые я усвоила в новой обстановке, — это умение адекватно оценивать свои силы. Вряд ли возможно привыкнуть к распределенной работе и освоить принципы agile-разработки и дизайн-мышления быстро. Это просто нереалистично и неизбежно ведет к разочарованию.
Мы начали с простого: определили цели на квартал (Miro работает по системе OKR) и запланировали регулярные часовые звонки. Обычно в ходе такого звонка каждый член команды кратко рассказывает, что ему удалось сделать за прошедшие пять дней, озвучивает свои выводы, перечисляет задачи будущей недели и обращается к коллегам, помощь которых нужна ему, чтобы достигнуть цели.
Регулярные планерки есть во многих командах. Почему же они так важны, когда все работают из дома?
Когда вы видите своих коллег в офисе, у вас нет сомнения в их продуктивности. Мы воспринимаем долгие рабочие часы и стандартное расписание как эквивалент эффективности и прогресса.
Но это совсем не так. Мы не можем измерить успех проекта, если не договорились, как его измерять.
В Miro, когда мы планируем, то не просто говорим о задачах как о процессе (например, «я выпущу гид по распределенной работе»), но стараемся связать все, что мы делаем, с OKR и долгосрочными целями компании («я выпущу гид по распределенной работе, который поможет привлечь X органического трафика, — это часть цели Y, над которой мы работаем в маркетинг-команде»).
Мало кто способен дома, как в офисе, сесть за стол и почти без перерывов работать 8 часов подряд. Уровень энергии колеблется в течение дня, и каждый по-своему управляет собственной продуктивностью. Но когда все члены команды знают, что от них требуется, знают про дедлайны, то становятся автономными. А это, на мой взгляд, одно из главных условий продуктивности.
В первые месяцы работы я научилась двум важным вещам. Во-первых, формулировать свои цели на неделю так, чтобы они имели понятный (и желательно измеримый) результат, который помогает команде достичь квартальных целей. Во-вторых, выявлять зависимости от других сотрудников (например, если мне нужна помощь дизайнера) и ставить себе промежуточные дедлайны. Если я хочу, чтобы дизайн моего проекта был готов в пятницу, и знаю, что дизайнеру нужно два дня на выполнение этой задачи, я должна иметь все необходимое к утру четверга (по тому времени, в котором живет мой дизайнер). Эти промежуточные шаги помогают планировать свои дни и недели и приоритизировать задачи.
Как использовать инструменты
Еще одна важная составляющая нашей продуктивности — общий консенсус о том, какие инструменты мы используем и для какой цели лучше всего подходит каждый инструмент. На мой взгляд, каждой распределенной команде нужно выбрать:
- мессенджер для асинхронной коммуникации (мы используем Slack),
- сервис для синхронной видеокоммуникации (Zoom),
- облачный сервис для хранения документов (Google.Drive),
- онлайн-вайтборд (Miro),
- сервис для хранения файлов (Dropbox),
- таск-трекер (JIRA или Asana),
- сервис для командной вики (Notion или Confluence).
Если вы неожиданно перешли на работу из дома, то нужно договориться не только о наборе инструментов, но и о том, как именно их использовать. Обсудите, чего вы ожидаете друг от друга, а затем задокументируйте это в командной вики. Делитесь этими правилами со всеми новыми сотрудниками.
Например, мы используем Slack для асинхронной коммуникации. Все в команде понимают, что нереалистично ожидать от людей (особенно если они находятся в другом часовом поясе) моментального ответа.
Хорошая практика, которой мы придерживаемся, — сообщать, насколько срочная та или иная просьба. Для большей прозрачности мы всегда используем статусы в Slack — так мы можем сообщить, что находимся на встрече, общаемся с пользователями, или, например, собираемся посвятить следующие три часа срочной задаче и поэтому не отвечаем на сообщения моментально.
Для видеозвонков тоже есть свои внутренние правила. Мы предпочитаем включать камеру в Zoom, потому что это помогает нам быть более чуткими и понимать настроение собеседника.
Или, например, у нас есть много стандартных шаблонов в Miro, которые мы постоянно используем, потому что они вписываются в наши командные ритуалы. У нас есть заготовленные шаблоны для мозговых штурмов, планирования, ретроспектив, личных встреч с менеджером и т. д.
У нас также есть свои правила для использования Confluence. У каждой команды есть «домашняя страница», на которой можно прочитать все про цели команды, сотрудников, которые в ней работают, текущие проекты и их результаты.
Вы можете выбрать другие инструменты и другие правила, но важно, чтобы о них знали все в команде и чтобы они соответствовали вашим целям. В Miro наши правила придуманы так, чтобы достичь максимальной прозрачности и индивидуальной автономии. Из-за разницы в часовых поясах мы не можем работать параллельно и не можем ждать нужной информации сутки, чтобы принять решение. Тщательная документация, десятки открытых внутренних статей, публичных каналов в Slack и открытых досок позволяют не медлить и принимать решения самостоятельно.
Как общаться удаленно
Многие полагают, что в распределенной команде нельзя выстраивать или поддерживать сильную культуру, но это не так. Если вы резко переходите на распределенную работу, не забывайте про ценности, которые вы старались поддерживать в офисе, и обсудите, как выражать их в распределенной среде. К примеру, у нас есть канал для позитивного фидбэка в Slack, где каждый может поблагодарить коллегу за помощь.
Мы стараемся никогда не забывать про эмпатию и живое общение. Это не очень популярно в России, но мы не начинаем видеовстречи без small talk, спрашиваем коллег про их самочувствие, личные новости, достижения, домашних животных (у нас даже есть slack-канал для фотографий питомцев).
Все новички могут назначать виртуальные встречи любому сотруднику, чтобы познакомиться. После завершения больших проектов мы устраиваем виртуальные ланчи, на которых рассказываем про свои успехи и извлеченные уроки, или видеовечеринки, где мы болтаем, слушаем музыку и веселимся.
Что будет после возвращения в офис
Есть много мифов, связанных с работой из дома. Например, считается, что продуктивность и скорость снижаются, когда работаешь из дома. Или что в распределенной команде невозможно поддерживать мотивацию. Безусловно, есть целые секторы экономики, в которых работа из дома невозможна, но в рамках экономики знаний у нас есть все инструменты, чтобы создавать работающие распределенные системы.
С помощью современных инструментов можно воспроизвести все, включая брейнсторминг-сессии и воркшопы, которые предполагают самое активное взаимодействие и обмен идеями. Для этого вам нужен сервис видеоконференций и инструмент для визуальной коллаборации — Miro или его аналог.
Навыки, полученные во время удаленной работы, можно будет применить даже после возвращения в офис. Прозрачность и индивидуальная автономность влияет на то, как мы взаимодействуем, когда работаем в одном пространстве.
Вряд ли начальник будет забрасывать вас вопросами, если может увидеть, как продвигается проект, в общем документе, на доске, или в таск-трекере.
Возможно, расписание станет более гибким: если мы ответственно относимся к задачам и вовремя сообщаем о прогрессе, то насколько важно, находимся ли в офисе ровно до семи вечера?
Лично для меня переход к распределенной работе стал одним из самых положительных изменений в жизни за последние годы. Теперь я могу сама следить за уровнем энергии и планировать расписание с учетом моего самочувствия и потребностей.
Мне кажется, самое ценное в распределенной работе — более высокий уровень свободы и ответственности. Поначалу это может показаться большим вызовом. Но со временем вы научитесь наблюдать за самочувствием, навыками планирования (сколько я собиралась сделать и сколько я действительно сделала), коммуникацией с командой (как сформулировать запрос, чтобы человек в другом часовом поясе понял меня без уточняющих вопросов), эмоциональным интеллектом (как на расстоянии показать, что мне не все равно) — и станете профессиональнее.
АННА САВИНА, редактор Miro
Источник: incrussia.ru