Чек-лист для тех, кто хочет запустить онлайн-обучение в компании и не потратить миллионы рублей вхолостую.
Пять лет назад технологии онлайн-обучения не входили даже в десятку инвестиционно привлекательных ниш. Сегодня на них в России инвестиционный бум. Вместо очных тренингов и мастер-классов компаний создают электронные курсы и обучают сотрудников дистанционно. Объем рынка корпоративного онлайн-обучения в России, по данным исследования российского рынка образовательных технологий «Высшей школы экономики», уже в 2017 году превысил 3 млрд рублей, а в 2021 году возьмет отметку в 11,3 млрд. И это консервативный прогноз.
Чтобы запустить онлайн-обучение в компании, нужна СДО. Система помогает сотрудникам проходить курсы и смотреть вебинары в удобное время с планшета и телефона, а руководителям следить, как обучение влияет на показатели бизнеса.
Выбрать систему дистанционного обучения сложно — на российском рынке больше 10 решений, которые, на первый взгляд, мало отличаются друг от друга. При этом спонтанная покупка может обернуться потерей нескольких миллионов рублей и месяцев впустую потраченного времени. Эксперты онлайн-обучения из IDS Borjomi, «Лукойл», iSpring и других компаний рассказывают, на какие грабли чаще всего наступают новички при выборе СДО, и как их обойти.
Неправильно спланировали бюджет
Александр Макаров, руководитель обучения IDS Borjomi Александр Макаров, руководитель обучения IDS Borjomi:
Новички думают, чтобы запустить онлайн-обучение — достаточно заложить в бюджет деньги на СДО и программу для создания курсов. Потом начинается… Сотрудников нужно вводить в систему в первый рабочий день для правильного администрирования. При большом штате это трудоемкая операция. Нужно либо расширять штат, либо настраивать интеграцию с другими IT-системами: 1C, SFA или CRM.
Для запуска обучения в СДО нужен учебный контент. Иногда на его создание уходит от 3 до 6 месяцев. И важно забюджетировать контент-менеджера, который будет работать над курсами, или покупать контент у компаний-провайдеров.
Бизнес регулярно спрашивает об эффективности использования СДО. Для этого нужно настроить систему непрерывной отчетности на дашбордах с Power BI. Доступ к отчетам должен быть у СЕО и HR-директора 24 часа в сутки. В результате система может простаивать, а отдел обучения вынужден запрашивать новый бюджет и обосновать дополнительные инвестиции.
Решение
Когда планируете бюджет, учитывайте полную стоимость проекта:
- Аренда или покупка системы дистанционного обучения.
- Интеграция системы обучения с другими IT-решениями.
- Доработка, например, дизайн учебного портала, настройка архитектуры, брендированное мобильное приложение.
- Оплата серверов, если вы хотите хранить данные внутри компании, а не у провайдера.
- Создание дашбордов со сводными отчетами через Power BI или Tableau.
- Конструктор курсов, если планируете создавать контент сами. Некоторые конструкторы стоят больше $1 500.
- Инструменты для дизайна курсов. Например, Adobe Photoshop и CorelDRAW.
- Оборудование для видеосъемки, если решите снимать видеокурсы.
- Зарплаты контент-менеджеру, администратору, руководителю проекта.
- Железо, на котором будут учиться сотрудники: компьютеры, планшеты или телефоны, сим-карты с хорошим Интернетом.
- Мощные компьютеры для людей, которые создают курсы.
- Оплата техподдержки.
- Стоимость часа разработки на разработку кастома от провайдера.
Также учитывайте, насколько быстро бизнес просит развернуть СДО, и запустить проект. И есть ли конкуренция за IT-ресурс внутри компании. Если результат нужен еще вчера, проект будет стоить намного дороже.
Переплатили за ненужные функции в СДО
Виктория Савицкая, ведущий специалист Корпоративного центра компетенций «ЛУКОЙЛ»Виктория Савицкая, ведущий специалист Корпоративного центра компетенций «Лукойл»:
Система дистанционного обучения — технически сложный продукт. Но ее часто выбирают, как блендер в магазине — чем больше функций, тем круче. Так в чек-листе появляются новые опции: лента новостей, чат-бот, корпоративная соцсеть, система управления талантами. Пока не знаем зачем, но пусть будет.
Потом все происходит как с любой спонтанной покупкой — в комплекте с блендером много полезных насадок, из которых пользуются двумя от силы. Остальные ржавеют в коробке. Зачем переплачивали?
Другая проблема — система получается настолько сложной, что сотрудники не понимают, как ей пользоваться. И приходится искать отдельного специалиста, который наладит работу и будет следить за работоспособностью СДО.
Решение
При выборе системы дистанционного обучения отталкивайтесь от бизнес-задач. Если в ближайший год вы планируете только тестировать сотрудников, остальные опции лишние. Докупите их позже, когда проект выйдет на нужный уровень.
Без ленты новостей и встроенной соцсети можно работать. Но если в СДО нет нужного отчета или теряется статистика, автоматизировать аттестацию не получится. Тогда зачем это все?
Чтобы правильно расставить приоритеты, составьте техническое задание. Оно поможет выбрать систему под задачу и не переплачивать.
Выбрали СДО по совету друзей
Михаил Кречин, руководитель проектов iSpring:
Бывает так: компания запускает онлайн-обучение. Проект выстреливает, и его авторы начинают рассказывать всем на конференциях, что встать на онлайн-рельсы выгодно и легко. Конкуренты уже на подхвате и делают все под копирку: покупают ту же СДО, набирают в штат похожих специалистов. Проект не взлетает. Деньги и время потрачены впустую.
Часто это ошибка выжившего: если у человека что-то получилось, это не значит, что получится у другого.
Решение
Купить СДО по рекомендации все равно, что надеть чужой пиджак — в плечах широко и узко в талии. Если и собрался носить, придется перешивать. То же самое с системой дистанционного обучения — если она подошла вашим коллегам или конкурентам, не значит, что подойдет вам. У каждой компании разные задачи и бизнес-процессы.
Чтобы не ошибиться в выборе и зря не потратить миллионы рублей, проведите пилотный проект. Например, запустите онлайн-обучение для одного отдела компании. Для этого у каждой СДО есть бесплатная пробная версия. Здесь важно пройти весь путь — от настройки системы обучения до создания курсов и анализа результатов.
Пилот покажет, какая система решает задачи, какие есть ограничения, насколько оперативно отвечает техподдержка поставщика, и довольны ли ваши сотрудники. Просто изучая демо-версию и общаясь с менеджером, невозможно узнать все нюансы. Позже удачный пилот станет весомым аргументом для бизнеса — почему стоит инвестировать именно в это решение, а не другое.
Выбрали систему под тренера, а не сотрудников
Алина Матвеева, бизнес-партнер IC LABАлина Матвеева, бизнес-партнер IC LAB:
Часто систему обучения в компании подбирают под тренера, который будет ей управлять: добавлять пользователей, назначать курсы и выгружать отчет. Логика простая: если тренеру удобно, систему можно брать. О сотрудниках никто не думает, а стоит.
Пять секунд — столько времени люди обычно проводят на отдельном сайте и уходят, если он сложный и там нет ничего полезного. Уже на главной странице пользователи должны видеть, что этот сайт — для них.
Та же история с учебным порталом или как его еще называют — система дистанционного обучения. Пройдя по ссылке, сотрудник должен сразу понять, куда ввести логин и пароль, где хранятся электронные курсы, как посмотреть оценки за пройденные тесты и место в общем рейтинге успеваемости. Иначе к порталу быстро пропадет интерес, и люди начнут саботировать обучение.
Вот условный Матвей открыл на корпоративной почте письмо с приглашением пройти электронный курс по пожарной безопасности. Он перешел по ссылке
и оказался на портале с десятками папок и подпапок. Куда нажимать? В лучшем случае Матвей напишет письмо в отдел обучения и попросит его сориентировать
на портале. В худшем — просто закроет вкладку.
Запомните: если пользователю нужно сделать десять кликов, чтобы открыть учебный материал, вы его потеряете. Возможно, навсегда. Проект, на который вы потратили несколько миллионов, не окупится.
Решение
Самый очевидный совет — не покупать СДО со сложным интерфейсом. Если деньги уже потрачены, а СДО раздражает сотрудников, попросите провайдера «заточить» систему под ваши задачи.
Еще один вариант — организовать техподдержку внутри компании: нанять одного-двух специалистов, которые хорошо разбираются в учебном портале и проконсультируют сотрудников по всем техническим вопросам, зарегистрируют новых пользователей, выгрузят отчеты по успеваемости. Да, это лишние траты для компании, однако внутренний саппорт сбережет нервные клетки пользователям и не отобьет желание учиться онлайн.
Не подумали о контенте
Мария Сафиуллина, руководитель цифрового обучения в Ralf Ringer Мария Сафиуллина, руководитель цифрового обучения в Ralf Ringer:
Когда компания выбирает систему обучения, то смотрит на масштабные вещи: аналитику, мобильное приложение, интеграцию с другими программами. При этом не все уделяют внимание деталям. Например, какой контент работает в СДО. Условная компания «Торфлекс» купила систему обучения, которая отвечает всем хотелкам. Есть и встроенная соцсеть, магазин подарков и даже личный кабинет руководителя в телефоне. Один нюанс — СДО поддерживает только видео и тесты.
Начинаются проблемы. Мерчендайзеров нужно научить правильно расставлять товар на полках. Что делать: искать оператора в штат или обратиться в студию? А деньги заложены в бюджет? А как выбрать подрядчика? Наверное, нужно проводить тендер?
Как быть с регламентами, которые меняются каждые полгода? Тоже снимать видео? Не вариант. Через шесть месяцев придется делать новое. В итоге проект буксует, результата нет, и собственник хочет сменить команду.
Решение
Чтобы быстро запустить онлайн-обучение в компании, отталкивайтесь от готового контента. Если у вас есть комплект инструкций и регламентов — СДО должна «переваривать» Word и PDF. Тогда регламенты можно загрузить в систему и открыть с телефона. Вот уже готова база знаний для сотрудников.
Если тренеры строят мастер-классы на презентациях, ищите систему, которая «понимает» PPT. К презентации можно добавить аудиосопровождение — и вот вам готовый курс. Назначайте новичкам перед вводом в должность. Уже потом можно снимать видео, создавать электронные курсы и VR-тренажеры, чтобы развивать проект и закрывать больше задач.
Автор: Павел Храмкин, редактор, Москва
Источник: e-xecutive.ru