Экономист Тим Харфорд поделился интересным экспериментом, организаторы которого поставили себе задачу определить наиболее продуктивную и вдохновляющую обстановку для офиса.
Система организации и рационализации рабочего места 5S – сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование – долгое время обеспечивает эффективность благодаря аккуратности и единообразию. Ее использование началось с производственных помещений; беспорядок там был вне закона, поскольку мог стать причиной ошибок и задержек, рассеивая внимание работников. Но 5S постепенно распространялась от автомобильных сборочных линий, операционных и производства полупроводников, где ее применение было оправданно,на офисные помещения, где ситуация совсем иная.
Гуру менеджмента сегодня поют дифирамбы «бережливому офису». Но в этом подходе можно увидеть очень простую ошибку. Он не учитывает те мелочи, которые делают пространство комфортным и приятным – и, если говорить на языке задач современного бизнеса, вдохновляющим и продуктивным, – и это не красивый фасад или со вкусом оформленный интерьер. На самом деле, он может иметь очень мало общего с тем, как выглядит здание.
Идея состояла в том, чтобы изучить, как обстановка в офисе влияет на производительность сотрудников и на то, как они себя ощущают. В ходе эксперимента исследователи задействовали четыре различных типа офиса.
В 2010 году психологи Алекс Хаслам и Крейг Найт из Эксетерского университета, Великобритания, воссоздали простые офисные помещения. Некоторые из них находились в лаборатории психологии, а некоторые – в коммерческом офисе. Затем Хаслам и Найт пригласили добровольцев, чтобы в течение часа они выполняли различные административные задачи, такие как проверка документов и др. Идея состояла в том, чтобы изучить, как обстановка в офисе влияет на производительность сотрудников и на то, как они себя ощущают. В ходе эксперимента исследователи задействовали четыре различных типа офиса.
Первым был бережливый офис, спартанское пространство с пустым столом, вращающимся стулом, карандашом и бумагой. Постепенно стало ясно, что аккуратность помещения действовала угнетающе. «Я чувствовал будто нахожусь в месте, где все лежит строго на своих местах», – прокомментировал один из участников, добавив: «В нем невозможно расслабиться». Наверное, это как раз то, к чему стремятся сторонники аккуратности и чистоты в офисе.
Во второй модели бережливый офис дополнился декоративными элементами. На стенах разместили большие фотографии зелени. Появилось и несколько растений в горшках. Модернистов и сторонников системы 5S может удивить, что работники смогли сделать больше в улучшенной модели офиса, и назвали атмосферу в нем приятной. Но для обычных людей результат был вполне предсказуемым.
В последних двух моделях использовались те же элементы, что и улучшенном офисе, и визуально помещения выглядели одинаково. Различие в обоих случаях заключалось в том, кто принимал решения о текущем облике офиса. Наиболее успешные офисные помещения были названы вовлеченным офисом. Как и улучшенный вариант, он предлагал одни и те же фотографии для стен и одни и те же живые растения, но участникам было предложено самим разместить эти элементы так, как они считали нужным. Они даже могли полностью убрать их, как в модели бережливого офиса, если им этого хотелось. Офис мог быть аскетичным или декорированным, или каким-либо еще – суть была в том, что у человека, работающего в офисе, был выбор.
Для последней и самой ненавистной модели экспериментаторы снова пригласили участников разместить элементы по своему желанию. Но как только это было сделано, экспериментатор вернулся и начал все переустраивать, пока офис не превратился в бережливый. Ученые назвали эту модель бесправным офисом, хотя это термин может быть слишком мягким. «Мне захотелось вас ударить», – сказал один из участников экспериментатору после того, как испытание закончилось.
Участникам пришелся по душе вовлеченный офис и не понравился бережливый и бесправный.
Вовлеченный офис имел большой успех –производительность в нем была на 30% больше, чем в бережливом офисе, и на 15% больше, чем в улучшенной модели. Это значительный результат; три человека из вовлеченного офиса почти достигли производительности четырех человек в бережливом. Улучшенный офис показал скромные успехи, тогда как бесправный офис породил низкую производительность и падение морального духа.
Хаслам и Найт задали участникам множество вопросов о том, как бы они оценили офис, в котором они работали. Людям пришелся по душе вовлеченный офис и не понравился как бережливый, так и бесправный. Участники жаловались на скуку или даже на физический дискомфорт, например, вызванный слишком высокой температурой воздуха. Неприятные чувства относились ко всем областям: если участникам не нравилось офисное пространство, они начинали негативно относиться и к самой компании, и к своим рабочим задачам.
Окружающие условия, безусловно, имеют важное значение, и декоративные элементы, такие как фотографии и растения, как правило, делали работников более счастливыми и повышали их производительность. Но еще более важным было и то, кто принимал решения, как должен выглядеть офис. Наилучшим вариантом было позволить работникам создать собственное пространство. Самым худшим–дать им свободу выбора, а затем сделать все по-своему.
Хаслам и Найт провели подробное исследование, показавшее, как важно давать работникам свободу организации своего рабочего пространства, но в этом направлении работали и другие ученые. В одном из своих исследований НАСА отправило морских биологов на работу в тесную подводную лабораторию на несколько недель – условия действительно сложные, но специалисты остались довольны. Однако, они предпочли готовить себе еду сами, а не питаться готовыми блюдами.
Психолог Роберт Соммер неоднократно убеждался, что свобода в мелочах, таких как право самому покрасить стену, помогает людям обозначить свое пространство, быть более счастливыми и повысить свою производительность.
Роберт Соммер, психолог из Калифорнийского университета в Дэвисе, не один год посвятил изучению строгих и мягких архитектурных пространств: тех, которые не могут быть изменены людьми и тех, где изменения возможны. Примерами строгих пространств стали помещения, в которых не открываются окна, невозможно изменить режим освещенности и проветривания, а стулья привинчены к полу. Самым типичным образцом строгости является тюрьма, но некоторые ее черты стали распространяться на школы, общественные места и офисы. Психолог Роберт Соммер неоднократно убеждался, что свобода в мелочах, таких как право самому покрасить стену, помогает людям обозначить свое пространство, быть более счастливыми и повысить свою производительность.
Но сторонники системы 5S из медицинского центраВирджиния Мэйсон в Сиэтле не придерживались таких взглядов. Врачи и медсестры привыкли вешать стетоскоп на крючок, но руководство придумало более аккуратное решение: ящик с надписью «стетоскоп». Медицинский персонал продолжал вешать стетоскоп на крючок. Что же делать? «В конце концов, – сказал супервайзер, – нам нужно убрать крючок».
К сожалению, повальное увлечение аккуратностью приняло глобальный размах. Сотрудники Британского департамента по сбору налогов были проинструктированы убрать все семейные фотографии и сувениры с своих столов. В BHP Billiton, крупной горнодобывающей компании из Австралии, работники обязывались поддерживать чистоту стола, как это определено в 11-страничном руководстве: «Чистый стол означает, что в конце каждого дня на нем остаются только монитор(ы), клавиатура, мышь, коврик для мыши, телефонный аппарат, одна фоторамка A5 и специальное оборудование».
Если вы хотите поставить диплом или сертификат, хорошо – но только если вы уберете фоторамку. Никаких растений. И даже не помышляйте об игнорировании правил: «Менеджеры, ответственные за порядок, будут сообщать руководителям команд обо всех нарушениях». Все эти дотошные правила основаны на логике: политика чистого стола полезна, потому что она поддерживает порядок в офисе, «чтобы создавать и сохранять рабочие места чистыми, организованными и профессиональными».
Одно дело – затачивать и расставлять все карандаши на своем столе, метафорически или буквально. Чтобы заставить кого-то еще поступать также, создаются целые системы ценностей, в которых стремление к аккуратности ставится превыше комфортной атмосферы на рабочем месте.
Перевод: Алина Фалинская, тренинговый портал Аспект
Источник: ideas.ted.com