Юлия Сапожникова, фасилитатор и бизнес-тренер
Команды часто сталкиваются со сложными задачами. Поиск решений требует объединения опыта всех сотрудников или разных экспертов. Наверняка вы были или являетесь участниками ситуаций, когда:
- Топ-менеджеры собираются договориться о стратегии развития компании
- Руководители направлений встречаются, чтобы согласовать процесс коммуникации и взаимодействия в рамках общего проекта
- Участникам рабочей группы предстоит разработать общую концепцию и план запуска проекта
В таких случаях мы собираем команду, потому что хотим:
- Объединить знания, навыки и опыт наших экспертов
- Найти прорывные решения, о которых невозможно подумать в одиночку
- Повысить мотивацию исполнения принятых решений
- Разделить ответственность в реализации и внедрении изменений
- Ощутить командный дух и сопричастность к совместному достижению амбициозных целей.
Формула Эффективного решения
Эффективное групповое решение определяется как «взаимовключающее, взаимоприемлемое и жизнеспособное». Так его описывает Сэм Кейнер в своей книге по организации групповой работы «Руководство фасилитатора».
Такое решение включает в себя точку зрения каждого участника и разделяется каждым, кто принимал участие в его разработке. Это не достигается быстро, это не результат мгновенного озарения. Людям нужно много времени и сил, чтобы выстроить взаимопонимание и прийти к решению совместно.
Формулу эффективного решения вывел в своей книге «Трансформируя зрелую IT-компанию» Роберт Завацки, доктор Университета Штата Колорадо.
Она выглядит так:
ED = RDхCD
«Эффективное решение» (ED – effective decision) равно произведению «Правильного решения» (RD – right decision) на «Уровень приверженности этому решению» (CD – commitment to the decision)».
Из этой формулы мы видим, что даже лучшее решение может оказаться полностью неэффективным, если люди недостаточно заинтересованы в нём, не понимают его или не готовы идти в его реализацию.
Ожидания и реальность
Мы собираем команду и верим, что наши эксперты способны принять правильные и рациональные совместные решения. Ведь не зря говорят: «Одна голова хорошо, а две лучше», «Один в поле – не воин», «Один и камень не поднимешь, а миром и город передвинешь».
Организуя команду на совместный поиск решений, мы ожидаем:
- Конструктивного диалога и высказывание различных точек зрения
- Всесторонней оценки фактов
- Обсуждения альтернатив
- Поиска нестандартных идей и решений
- Выработки согласованных и разделяемых решений и договоренностей.
Мы ожидаем той синергии, которая появляется от объединения и взаимодействия («переопыления») знаний и усилий всех участников нашей команды. Когда целое больше простой суммы его частей.
Мы собрали команду. Запустили встречу. И даже ведём её по заранее составленной повестке. Но синергии не случается. Более того, участники могут:
- «Давить» опытом/статусом, отстаивать свою точку зрения, перебивать и не слушать других
- Молчать, соглашаясь с «предыдущим оратором»
- Терять нить дискуссии и отклоняться от темы
- Стремиться сохранить статус-кво и не идти в «трудные темы»
- Критиковать идеи и высказывания друг друга
- Воспринимать возникающие противоречия как повод для конфликта.
Когда дискуссия перестаёт быть контролируемой, приводит к хаосу и не имеет логического завершения, эффективная командная коммуникация, которую мы так хотели построить, начинает разваливаться. И хорошая идея, собраться вместе для решения важного вопроса, опять претерпевает неудачу. Как тут быть?
Выход есть
Чтобы максимально задействовать экспертный потенциал участников и направить его в конструктивное русло, важно правильно выстроить процесс взаимодействия и управления групповой работой. Вот основные рекомендации:
1. Организуйте процесс
Структурирование группового процесса повышает эффективность командных решений и сокращает возникновение в нём неконструктивных проявлений. Поэтому:
- Озвучивайте цель и задачи процесса обсуждения. Помните, о чём вам важно договориться!
- Соблюдайте повестку встречи и адаптируйте её, если нужно
- Последовательно фиксируйте результаты каждого этапа обсуждений: пусть они будут видны каждому участнику
- Управляйте временем!
2. Внесите ясность
Важно, чтобы на старте совместной работы каждый участник команды одинаково понимал:
- Суть проблемы, которую предстоит решить
- Результат, который нужно достичь
- Способ принятия решения и полномочия каждого
- Критерии, по которым принимается решение.
3. Цените различия
Если в команде ценится культура различий, это поможет избежать феномена группового мышления, при котором участники стремятся сохранять согласие, избегать конфликтов и не рискуют выражать отличные точки зрения.
Изначально договоритесь с командой о правиле «Приглашаем различия!» (Agree to Disagree) и периодически напоминайте об этом.
Поощряйте конструктивные разногласия. Противоречия и разногласия – естественная часть группового принятия решений. Они есть всегда, когда мы приглашаем участников высказывать различные точки зрения. Наоборот, нас может насторожить отсутствие разногласий в команде по критически важному вопросу. Не «соглашательство» ли это?
Используйте специальные вопросы, чтобы исследовать ситуацию с разных сторон: «Есть ли у нас другие взгляды на этот вопрос?» Или: «У кого есть мнение, которое здесь ещё не прозвучало?» Или: «С какой стороны мы ещё не смотрели на эту ситуацию?»
Активизируйте «Адвоката дьявола» – человека в команде, который придерживается противоположной точки зрения и приводит другие аргументы.
4. Создавайте безопасное пространство
Когда в команде нестрашно говорить и делиться мнением, отличным от других, высказывать свои сомнения и вместе их обсуждать, тогда у неё намного больше шансов выйти на нетривиальное и хорошо обдуманное решение. Такое возможно, когда в команде поддерживается атмосфера доверия и психологической безопасности.
В начале встречи дайте возможность каждому участнику что-то сказать.
Задайте вопрос для всех (например: «Что будет для вас хорошим результатом сегодняшней встречи?») и организуйте последовательность высказываний. Так вы «подвесите» голоса в пространстве и продемонстрируете, что все ответы равнозначны и принимаются в команде.
5. Управляйте обсуждениями
Не допускайте ситуаций, когда один участник занимает весь эфир и долго говорит, а кто-то, наоборот, отмалчивается. Замечайте каждого и включайте в разговор. Ловите невербальные сигналы готовности говорить у тех, кто долго молчал, и приглашайте их высказаться: «Мария, я заметила, вы что-то хотели сказать?»
Не позволяйте одному или двум участникам доминировать во всём обсуждении. Приглашайте других участников включаться: «Итак, мы услышали Дмитрия и Ольгу. Есть ли ещё кто-нибудь, кто хотел бы добавить что-то по этому поводу?»
6. Используйте специальные методы
Существует большое разнообразие методов в помощь групповому принятию решений:
- Методы сбора и обмена информацией
- Методы формирования общего понимания
- Различные вариации методов генерации идей, их анализа и оценки
- Методы планирования совместных действий.
Главное – подобрать подходящие для своего контекста, задачи и особенностей группы. Чем больше количество участников, тем выше значение специальных методов.
7. Дайте время
Не спешите. Этапы замедления в процессе групповой работы помогут вам повысить качество совместно принимаемых решений.
- Давайте участникам время для индивидуального ответа на вопросы прежде, чем пригласите их поделиться в группе или мини-группах
- Помогите участнику, который долго и путано объясняет своё мнение, быть услышанным и понятым другими. Используйте активное слушание, перефразирование, резюмирование
- Дайте возможность участникам обсудить вопрос «не по теме». Часто возможность такого отклонения от курса помогает вернуться к основной теме обсуждения на новом уровне.
Командная работа может быть отличным способом достижения качественного и инновационного решения. С другой стороны, это может обернуться катастрофой, чреватой непродуктивными спорами, компромиссами и поспешными решениями.
Разница между первым сценарием и вторым определяется вашим подходом к планированию, управлению групповой динамикой и общим последовательным процессом достижения цели. Это требует внимания и дополнительных усилий. Но это точно стоит того, если вы, как команда, идёте вместе.
Источник: btools.by
Компания: BusinessTools
Тренер: Сапожникова Юлия