Финансист со стажем и американский миллиардер Рэй Далио был на всех видах встреч: хороших, плохих и ужасных. Вот несколько секретов того, как он превращает совещания в целенаправленные и продуктивные.
В 1974 году Рэй Далио основал хедж-фонд Bridgewater Associates, на сегодня в крупнейший в мире, под управлением которого находятся 160 млрд долларов. Помимо финансового успеха, Bridgewaterзнаменит созданием уникальной культуры крайней правдивости и прозрачности. Вот советы Далио о том, как проводить собрания, которые не отступают от плана.
1. Обозначьте, кто руководит собранием, и для чего оно предназначено.
Каждая встреча должна быть направлена на достижение чьих-либо целей; этот человек отвечает за нее и решает, что нужно получить в результате, и как это сделать. Встречи без чьей-либо ответственности сопряжены с высоким риском превратиться в бесцельные и непродуктивные.
2. Четко определите, какой тип коммуникации вы выберите в свете ваших целей и приоритетов.
Если ваша цель состоит в том, чтобы люди с разными мнениями попытались выяснить, что истинно и как нужно поступить (то есть, открытые дискуссии), вы проведете встречу иначе, чем если бы ее цель была образовательной. Дискуссия требует времени, и это время увеличивается в геометрической прогрессии в зависимости от количества людей, участвующих в обсуждении. Поэтому вы должны тщательно отбирать нужных людей, в соответствии с решением, которое необходимо принять. В любом обсуждении попытайтесь сократить участие тех, кого вы больше всего цените за общность ваших целей. Худший способ выбирать людей основан на совпадении их взглядов с вашими. Групповые мыслители (люди, не способные мыслить независимо) и мыслители-одиночки (люди, невосприимчивые к идеям других), представляют угрозу.
3. Ведите дискуссию решительно и открыто.
Процесс согласования различных точек зрения может быть сложным и трудоемким. Лидер встречи должен сбалансировать конфликтующие точки зрения, выводить из тупиков и решать, как правильно распоряжаться временем. Часто возникает вопрос: Как поступить, когда кто-то неопытный хочет высказать свое мнение? Если вы проводите дискуссию, вы должны оценивать стоимость времени, затрачиваемого на изучение мнений, а также потенциальную выгоду от взглядов сотрудников и лучшего понимания того, что они собой представляют. Изучение взглядов людей, которые только начинают свою карьеру, может дать вам ценную информацию о том, как они будут справляться с новыми обязанностями. Если позволит время, вы должны детально обсудить их точку зрения, чтобы они смогли понять, где они могут ошибаться. Ваш долг- непредвзято рассмотреть вопрос о том, правы они или нет.
4. Не позволяйте дискуссии уходить от темы.
Уход от темы – рандомный переход от темы к теме без результативного обсуждения какой-либо из них. Один из способов избежать этого–записывать ключевые моменты на доске, чтобы каждый мог видеть, на каком этапе обсуждения вы находитесь.
5. Поддерживайте логику в дискуссии.
Когда возникают разногласия,эмоции, как правило, усиливаются. Сохраняйте спокойствие и способность рассуждать здраво в любой ситуации. Помните также, что эмоции могут влиять на то, как люди воспринимают реальность. Например, люди иногда говорят: «Мне кажется, что это верно» и продолжают, как будто это факт, тогда как другие люди могут интерпретировать одну и ту же ситуацию по-другому. Спросите их: «Это на самом деле так?», чтобы разговор вернулся в рамки реальности.
6. Не забывайте о личной ответственностиво время принятия групповых решений.
Слишком часто группы принимают решение сделать что-то, не назначая ответственных, поэтому неясно, кто должен следить за тем, что нужно сделать. Четко определите личные обязанности каждого.
7. Используйте «правило 2-х минут», чтобы не прерывать участников постоянно.
Согласно«правилу 2-х минут», вы должны дать кому-то это время, чтобы высказать свою точку, прежде чем кто-то еще начнет говорить. Оно гарантирует, что у всех участников есть время, чтобы поделиться своими идеями, не беспокоясь о том, что они будут неправильно поняты или их слова потонут в гуле голосов.
8. Остерегайтесь агрессивно настроенных людей, которые говорят очень быстро.
Некоторые люди произносят слова быстрее, чем их можно уловить, чтобы провести свои предложения мимо критики и оценки других. Быстрый темп может быть особенно эффективным, если его использовать против людей, боящихся показаться глупыми – не будь одним из них. Признайте, что ваша задача–понять идею и не двигаться дальше, пока вы не сделаете это. Если вы чувствуете давление, отвечайте что-то вроде: «Прошу простить мою несообразительность, но говорите, пожалуйста, медленнее, чтобы я мог(ла) понять, о что вы имеете в виду».Затем задавайте все свои вопросы.
9. Завершите обсуждение результативно.
Основная цель обсуждения –дойти до финала и договориться, что приведет к принятию решений и / или реализации действий. Дискуссии, которые не доходят до этой стадии, являются пустой тратой времени. Когда происходит обмен идеями, важно завершить его, подведя итоги. Если вы пришли к согласию, подчеркните это; если нет, то обратите на это внимание. Когда будет принято решение о дальнейших действиях, внесите эти задания в списки задач, назначьте ответственных и укажите сроки. Запишите свои выводы, рабочие теории и план действий так, чтобы их можно было использовать в качестве основы для дальнейшего развития. Чтобы убедиться в том, что записи сделаны, а задачи взяты в работу, назначьте ответственного.
Перевод: Алина Фалинская, тренинговый портал Аспект
Источник: ideas.ted.com