Принято считать, что королем ситуации чувствует себя только тот, кто управляет временем. Сегодня стало очень модно расписывать день по минутам, «заводить» в смартфоне программы учета времени, строить планы и пытаться их выполнять. Но всем ли нужен тайм-менеджмент?
Выжать максимум из минимальных усилий
– Есть замечательная цитата Эмерсона Харрингтона: «Работать напряженно – значит прилагать к делу максимальные усилия; работать эффективно – значит прилагать к делу усилия минимальные». Конечно, встречаются люди, умеющие работать эффективно без всяких инструментов тайм-менеджмента, – рассказывает порталу Interfax.by Андрей Гусаковский, директор по консалтингу, управляющий партнер компании «Ключевые решения». – Как правило, это чрезвычайно сконцентрированные на достижении своих целей, организованные и смекалистые люди. Они талантливы и хороши во всех проявлениях. Остальным требуется что-то, что поддерживает в них энергию: или собранность, или концентрация на главном, или что-то еще.
Людей, умеющих организовывать себя во времени, всегда ждет управленческая или предпринимательская карьера, продолжает Андрей Гусаковский. Им рады в любых командах, на любых предприятиях и в любых компаниях. Удивительно, но управление временем как раз легче осваивается и применяется организованными от природы людьми. Тем самым они еще больше увеличивают собственную эффективность, вызывая постоянную зависть у других.
Творческий хаос
А что делать тем, кто сеет вокруг себя хаос? Тем, кто работает творчески, когда день проходит впустую, а идея может озарить среди ночи?
Андрей Гусаковский убежден, что каждый человек, присматриваясь к себе, может определить наиболее приемлемый способ осуществления деятельности, и, отталкиваясь от этого, гармонично (а не насильственно) применять в своей жизни технологии тайм-менеджмента.
– Любопытен спор двух поэтов, занимавшихся переводом. Оба были талантливы и профессиональны. Однако одному необходимо было дождаться вдохновения и за один присест перевести 2-3 стихотворения. А другой каждый день переводил определенную норму строф и таким образом добивался качественного результата. Какой способ является правильным – они так и не определили!
Получается, что не важно, в какой сфере мы трудимся – творческой или производственной. Главное, это разобраться в себе и найти свой единственно верный способ управления временем. А для идей среди ночи – держать на прикроватной тумбочке блокнот для гениальных записей…
– Я считаю, что творческого человека нельзя брать в рамки, главное – чтобы был результат, – рассказывает порталу Interfax.by Денис Игнатенко, заместитель генерального директора ИП "Топ Софт". – Ведь тайм-менеджмент для делового человека – это, в первую очередь, необходимость. Без выстроенной системы ты просто потеряешься в том потоке, в тех целях и задачах, которые ты должен решить в ограниченное время.
– Кроме того, нужно разделять управление временем на предприятии и управление личным временем, – продолжает Денис Игнатенко. – Мы являемся IT-компанией. Выполнять проекты нужно точно и в срок, и без управления временем это просто невозможно. В нашем случае это не дань моде, а эффективный инструмент. Командная работа над проектом невозможна без специальных программ учета времени.
Командный тайм-менеджмент
- К технологиям эффективного взаимодействия людей с оптимальными затратами времени относятся:
- проведение совещаний;
- правила корпоративной почты;
- технология коллективного планирования;
- способы бюджетирования времени команды и др.
Все они направлены на бережное отношение ко времени друг друга. В TMS (производственной системе менеджмента Тойоты) выделяется 7 видов потерь, с которыми беспощадно борются японские менеджеры и рабочие. Так вот, время является составной частью большинства видов потерь! Бесполезное ожидание, бесполезное перемещение, бесполезные совещания и т.п.
– Если мы проанализируем собственную работу, то обнаружим такие временные потери и в своей работе, – считает Андрей Гусаковский. Таким образом, где бы мы не работали: в строительстве, на производстве, в торговле или ИТ-сфере, – везде пригодятся технологии тайм-менеджмента.
Ежедневник vs. программа
Как выбрать свой способ управления временем? Обязательно ли осваивать специальные программы или достаточно ежедневника?
– Для управления личным временем сегодня существует множество гаджетов, устройств, программ. Хотя кому-то достаточно и собственной памяти, кому-то листочка бумаги, а кому-то и крестик на руке помогает. Путем опыта, ошибок, забытых мелочей ты приходишь к своему способу управления временем, – делится Денис Игнатенко. – Здесь как в старом мультике: «Лучше 5 часов потерять, потом за 5 минут долететь». Сначала надо остановиться, посмотреть вперед, потратить время на планирование, а потом уже, согласно четкому плану, двигаться вперед.
Свой совет читателям портала Interfax.by дает и Андрей Гусаковский:
– Свой способ управления временем надо "выращивать". Ни одному человеку, из моего опыта, не удавалось сразу взять на вооружение какой-либо прием. Необходимо среди технологий, способов организации времени выбрать наиболее подходящие лично вам, примерить их на себя, определить, насколько они вам подходят и активно применять до того момента, пока это не превратится в привычку. То, что легко превращается в привычку, и является вашим способом организации времени.
7 основных правил тайм-менеджмента
1. Начните с наведения порядка. На рабочем столе, в папках, документах, а главное – в голове. Психологами давно доказан тот факт, что, наводя порядок, вы «чистите» свои мысли и ваше психическое состояние улучшается, мир для вас становится более гармоничным.
2. Определитесь с жизненными целями. Замечательно, если вы можете сформулировать, чего хотите в долгосрочной перспективе: чего достичь, кем стать. Обязательно запишите или "визуализируйте" их в виде рисунка или фотографии. Разбейте ваш личный "бизнес-план" на этапы и обязательно проставьте конкретные сроки выполнения. Размытые сроки достижения цели – признак размытости самой цели. Дайте определение тем результатам, которых вам обязательно надо достичь в своей работе, и добивайтесь их.
3. Заведите ежедневник (бумажный или электронный). В нем вы будете записывать планы и этапы своих дел. Здорово, когда эти записи доступны вам и на работе, и дома, и в дороге. Каждый вечер проверяйте, нужно ли подкорректировать план на завтра, надо ли что-то дополнить или отменить.
4. Все большие дела разбивайте на маленькие. Так гораздо проще и легче справляться с задачами. Ведь большое всегда кажется чем-то тяжелым и сложно выполнимым. Делайте только то, что понятно, интересно и приносит удовольствие.
5. Расставляйте дела по приоритетам. Более важные дела выполняйте в первую очередь. Планируйте только 60% времени. Остальное время, скорее всего, спланировать не получится из-за случайных обстоятельств.
6. Выясните основные причины пустых трат времени. Устраните мелких «прожор», которые съедают ваше время. Болтовня по телефону во время работы, сидение часами в социальных сетях, просмотр однотипных сериалов и телепередач… Доведите до автоматизма ежедневные дела, четко вкладывайтесь в выделенное на них время. А еще научитесь бороться с ленью и постоянным откладыванием дел «на завтра».
7. Наслаждайтесь своей жизнью! Больше занимайтесь тем, что вам нравится, ищите что-то положительное и полезное в том, что вам нравится не слишком. Не забывайте про свое здоровье, биоритмы. Обязательно дарите себе подарки, особенно за хорошо выполненное дело.
Компания: Ключевые решения
Тренер: Гусаковский Андрей