Если что-то случилось в компании, в отрасли, регионе, стране, а вы как раз в это время фасилитируете стратсессию, очень важно понимать — вы продолжаете быть тем человеком, на которого ориентируются все, кто находится на сессии.
В моей жизни уже три раза случались чрезвычайные обстоятельства как раз в то время, когда я провожу стратегическую сессию. Я всегда следую своим правилам:
- нужно обязательно выспаться и быть максимально в ресурсе;
- не пускать внешние обстоятельства внутрь, иначе группа это почувствует;
- быть наполненной, спокойной, уверенной в том, что делаешь.
На стратсессию нужно прийти как можно раньше. Даже если вы уже все подготовили накануне, важно оказаться на площадке хотя бы за час до начала. Это время, чтобы еще раз все проверить.
Когда участники начнут собираться, они будут обсуждать то, что происходит в компании или в стране. Их волнуют чрезвычайные обстоятельства — и они будут следить за тем, как вы реагируете. Лучше не вступать в эти разговоры и не высказывать свою позицию.
Постарайтесь посадить людей полукругом или кругом, как в терапевтических группах. Поприветствуйте участников сессии. Скажите, что есть ситуация, которая влияет на всех вас. И вот тут самое важное — дать возможность всем сказать все, что они думают. У меня это заняло около 50 минут на 15 человек. Пока они не выговорятся, они дальше не пойдут или будут все время отвлекаться. Эмоций много, поэтому группа начнет срываться и вступать в диалоги, начнутся перепалки. Очень мягко останавливайте это и объясняйте, что каждый человек высказывается, у каждого есть на это свое время.
После этого важно подвести итог, опираясь на те слова, которые говорили участники. Не пытайтесь представить себя психотерапевтом, коучем, психологом и учить людей — оставайтесь в фасилитативном пространстве.
Расскажите группе, как вы планируете выстроить день. Сценарий сессии может измениться с учетом обстоятельств — предложите эти изменения участникам.
Обсудите, не нужна ли помощь тем сотрудникам компании, которые не участвуют в стратсессии. Предложите топ-менеджерам пообщаться с их командами, чтобы люди не чувствовали себя брошенными.
Договоритесь о том, когда вы делаете перерывы, чтобы все могли посмотреть новости. Если этого не сделать, участники сессии будут отвлекаться и перестанут участвовать в обсуждении. Люди все равно будут отвлекаться на сообщения — просите их придерживаться правил, проговаривайте, сколько времени осталось до перерыва.
Во время кофе-брейков выходите к людям, даже если вы очень заняты подготовкой, и помогайте участникам сессии не зацикливаться на разговорах об одном и том же. Можно рассказать вдохновляющую историю, бизнесовый анекдот, сделать подводку к тому, что ждет их дальше на сессии.
В течение дня как можно чаще делайте обобщения, что сейчас происходило, какой был алгоритм, где вы находитесь и куда двигаетесь. В моменты информационного перегруза людям нужно помогать сфокусироваться, напоминать, какой у вас сценарий. Пишите все вопросы на листочках и показывайте их, когда что-то обсуждаете — из-за тревожных мыслей участники могут с трудом воспринимать речь, и эти листочки помогут им сконцентрироваться.
И самое главное — сохраняйте внутреннее спокойствие: это лучший способ поддержать группу.
Автор: Елена Литвинова
Источник: f-cc.org