Что такое управление знаниями?
Управление знаниями (УЗ) – это процесс идентификации, организации, хранения и распространения информации в организации. Когда знания в организации недоступны, это может быть невероятно дорогостоящим для бизнеса, поскольку ценное время тратится на поиск нужной информации, а не на выполнение задач, ориентированных на результат.
Система управления знаниями (СУЗ) использует коллективные знания организации, что приводит к повышению эффективности работы. Эти системы поддерживаются за счет использования базы знаний. Как правило, они имеют решающее значение для успешного управления знаниями, предоставляя централизованное место для хранения информации и быстрого доступа к ней.
Компании со стратегией управления знаниями быстрее достигают бизнес-результатов, поскольку повышение уровня организационного обучения и сотрудничества между членами команды способствует более быстрому принятию решений в рамках всего бизнеса. Это также позволяет оптимизировать больше организационных процессов, таких как обучение и прием на работу, что приводит к повышению удовлетворенности и удержанию сотрудников.
Типы знаний
Определение управления знаниями также включает три типа знаний – молчаливые, неявные и явные знания. Эти типы знаний в основном отличаются кодификацией информации.
Молчаливые знания: Этот тип знаний обычно приобретается через опыт и понимается интуитивно. В результате его сложно сформулировать и закодировать, что затрудняет передачу этой информации другим людям. Примерами негласных знаний могут быть язык, распознавание лиц или лидерские качества.
Неявные знания: В то время как в некоторой литературе неявные знания приравниваются к неявным, некоторые ученые выделяют этот тип отдельно, утверждая, что определение тактичных знаний более нюансировано. В то время как неявные знания трудно кодифицировать, неявные знания не обязательно имеют эту проблему. Напротив, неявная информация еще не документирована. Она, как правило, существует в рамках процессов, и ее можно назвать “ноу-хау”.
Явные знания: Явные знания фиксируются в различных типах документов, таких как руководства, отчеты и справочники, что позволяет организациям легко обмениваться знаниями между командами. Этот тип знаний, пожалуй, наиболее известен, и его примерами являются такие активы знаний, как базы данных, технические документы и тематические исследования. Эта форма знаний важна для сохранения интеллектуального капитала в организации, а также для успешной передачи знаний новым сотрудникам.
Процесс и инструменты управления знаниями
Процесс управления знаниями
Хотя некоторые ученые обобщают процесс управления знаниями как включающий приобретение, создание, уточнение, хранение, передачу, обмен и использование знаний. Этот процесс можно синтезировать немного подробнее. Эффективная система управления знаниями обычно проходит через три основных этапа:
- Создание знаний: На этом этапе организации определяют и документируют все существующие или новые знания, которые они хотят распространить по всей компании.
- Хранилище знаний: На этом этапе система информационных технологий обычно используется для хранения организационных знаний с целью их распространения. Информация может быть отформатирована определенным образом, чтобы соответствовать требованиям этого хранилища.
- Обмен знаниями: На этом заключительном этапе процессы обмена знаниями широко распространяются по всей организации.
Скорость распространения информации зависит от организационной культуры. Компании, которые поощряют и вознаграждают такое поведение, безусловно, будут иметь конкурентное преимущество перед другими в своей отрасли.
Инструменты управления знаниями
Существует ряд инструментов, которые организации используют для получения выгод от управления знаниями. Примерами систем управления знаниями могут быть:
- Системы управления документами выступают в качестве централизованной системы хранения цифровых документов, таких как PDF-файлы, изображения и текстовые файлы. Эти системы улучшают рабочие процессы сотрудников, позволяя легко находить документы, например, извлеченные уроки.
- Системы управления контентом (CMS) – это приложения, которые управляют веб-контентом, где конечные пользователи могут редактировать и публиковать контент. Обычно их путают с системами управления документами, но CMS могут поддерживать другие типы медиа, такие как аудио и видео.
- Интранеты – это частные сети, существующие исключительно внутри организации, которые позволяют обмениваться возможностями, инструментами и процессами между внутренними заинтересованными сторонами. Хотя их обслуживание может отнимать много времени и средств, они предоставляют ряд услуг группового ПО, таких как внутренние каталоги и поиск, которые облегчают совместную работу.
- Вики могут быть популярным инструментом управления знаниями, учитывая простоту их использования. Они позволяют легко загружать и редактировать информацию, но эта простота может привести к опасениям по поводу дезинформации, поскольку работники могут обновлять их неверной или устаревшей информацией.
- Хранилища данных объединяют данные из различных источников в единое, центральное, согласованное хранилище данных для поддержки анализа данных, интеллектуального анализа данных, искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения. Данные извлекаются из этих хранилищ, чтобы компании могли извлекать информацию, давая сотрудникам возможность принимать решения на основе данных.
Стратегии ускорения управления знаниями
Хотя решения по управлению знаниями могут быть полезны для облегчения передачи знаний между командами и отдельными лицами, они также зависят от принятия пользователями для получения положительных результатов. Поэтому организациям не следует преуменьшать значение человеческого фактора, который обеспечивает успех в области управления знаниями.
Организационная культура: Практика управления влияет на тип организации, которую возглавляют руководители. Руководители могут создавать обучающиеся организации, вознаграждая и поощряя поведение обмена знаниями в своих командах. Такой тип руководства закладывает основу для того, чтобы команды доверяли друг другу и общались более открыто для достижения бизнес-результатов.
Сообщества практиков: Центры передового опыта в конкретных дисциплинах предоставляют сотрудникам возможность задавать вопросы, способствуя обучению и передаче знаний. Таким образом, организации увеличивают количество экспертов в данной области компании, уменьшая зависимость от конкретных людей при выполнении определенных задач.
Управление знаниями: примеры использования
Вооруженные правильными инструментами и стратегиями, практики управления знаниями достигли успеха в конкретных областях применения, таких как:
- Обучение сотрудников: Системы управления знаниями помогают преодолеть огромную кривую обучения для новых сотрудников. Вместо того чтобы заваливать новых сотрудников “свалкой данных” в первые недели работы, постоянно поддерживайте их с помощью инструментов управления знаниями, которые позволят им получить полезную информацию в любое время.
- Повседневные задачи сотрудников: Обеспечьте каждому сотруднику доступ к точным ответам и важной информации. Доступ к актуальным ответам в нужное время и для нужного человека позволяет сотрудникам тратить меньше времени на поиск информации и больше времени на деятельность, которая способствует развитию бизнеса.
- Самообслуживание клиентов: Клиенты неоднократно говорили, что предпочитают найти ответ самостоятельно, а не поднимать трубку телефона, чтобы позвонить в службу поддержки. При правильной работе система управления знаниями помогает предприятиям снизить затраты на поддержку клиентов и повысить их удовлетворенность.
Преимущества управления знаниями
Компании получают ряд преимуществ при использовании стратегий управления знаниями. Некоторые ключевые преимущества включают:
- Идентификация пробелов в навыках: Когда команды создают соответствующую документацию по неявным или негласным знаниям или консолидируют явные знания, это может выявить пробелы в ключевых компетенциях в командах. Это дает ценную информацию руководству для формирования новых организационных структур или найма дополнительных ресурсов.
- Принятие более обоснованных решений: Системы управления знаниями вооружают отдельных сотрудников и отделы знаниями. Улучшая доступ к текущим и историческим знаниям предприятия, ваши команды могут повышать квалификацию и принимать более информационно обоснованные решения, способствующие достижению бизнес-целей.
- Поддержание знаний предприятия: Если бы завтра ушли самые знающие сотрудники, что бы делал ваш бизнес? Практика внутреннего управления знаниями позволяет предприятиям создавать организационную память. Знания, хранящиеся у ваших долгосрочных сотрудников и других экспертов, становятся доступными для более широкой команды.
- Операционная эффективность: Системы управления знаниями создают место, позволяющее работникам, обладающим знаниями, быстрее находить необходимую информацию. Это, в свою очередь, сокращает время на поиск информации, что приводит к более быстрому принятию решений и экономии затрат за счет повышения операционной эффективности. Повышение производительности не только экономит время, но и снижает затраты.
- Увеличение сотрудничества и коммуникации: Системы управления знаниями и организационные культуры работают вместе, чтобы укрепить доверие между членами команды. Эти информационные системы обеспечивают большую прозрачность между работниками, создавая большее понимание и согласованность вокруг общих целей. Вовлеченное руководство и открытая коммуникация создают среду, в которой команды принимают инновации и обратную связь.
- Безопасность данных: Системы управления знаниями позволяют организациям настраивать контроль разрешений, контроль просмотра и уровень защиты документов, чтобы гарантировать, что информация будет передаваться только по нужным каналам или только избранным лицам. Предоставьте своим сотрудникам возможность безопасного и уверенного доступа к знаниям.
Источник: hr-portal.ru
