Такой подход поможет и бюджетирование провести грамотно.
От грамотного планирования обучения зависит и обоснованность бюджета, который вы на него просите. Продуманное планирование и бюджетирование помогает контролировать расходы и эффективно распределять ресурсы, отслеживать достижение результатов. А значит — не упустить ничего важного и при этом не потратить лишнего. В этой статье на основе личного опыта собраны основные принципы — что важно сделать и учесть для успешного планирования.
Совет 1. Постоянно фиксировать все потребности бизнеса в обучении
Планирование бюджета на обучение происходит в компаниях в определённый срок, но готовиться к нему лучше заранее — в течение года целенаправленно собирать запросы и отмечать потребности в обучении, которые возникают у разных подразделений при выполнении задач внутри компании, при взаимодействии с клиентами и поставщиками. И конечно, важно наблюдать за внешними факторами — макроэкономическими метриками, действиями регуляторов рынка и так далее. Во время планирования это поможет определиться с приоритетами и составить актуальный и эффективный бюджет.
Кроме того, отделу обучения важно участвовать в стратегических сессиях с топ-менеджерами, чтобы быть в курсе направления развития бизнеса и выстраивать систему обучения, которая соответствует его долгосрочным целям.
Совет 2. Выделять ресурсы на обучение тех, кто сам занимается обучением
Чтобы T&D- и L&D-специалисты могли эффективно и качественно выполнять свою работу, нельзя забывать об их развитии тоже. Поэтому при планировании обучения на будущий год в бюджет обязательно стоит заложить соответствующие тренинги и курсы, участие в профессиональных конференциях и прочие образовательные мероприятия для тех, кто учит других. Проще говоря, не экономьте на своём подразделении.
Совет 3. Определить критерии эффективности
Бывает, что все, кто уполномочен принимать решения, согласны, что провести тот или иной тренинг нужно и важно, но когда дело доходит до анализа эффективности обучения (и, соответственно, до оценки целесообразности расходов на него), возникают разногласия. Потому что для T&D-отдела показательны одни метрики, для планово-экономического отдела — другие, а для топ-менеджеров — третьи.
Чтобы избежать такой ситуации, стоит договариваться «на берегу» о конкретных показателях эффективности — на каких данных они будут основаны, каким образом их измерять и так далее. Метрики могут быть экономическими, могут отражать удовлетворённость сотрудников обучением или результативность их работы после тренинга. Главное, чтобы все участники процесса этим критериям доверяли.
Совет 4. Корректировать план и бюджет по мере необходимости
Запланированные на год вперёд показатели бюджета могут стать неактуальными, если изменились внешние условия (например, цены у внешних провайдеров обучения) или потребности самой компании (скажем, если понадобилось нанять новых сотрудников и провести для них онбординг). Имеет смысл это учитывать и применять так называемое скользящее бюджетирование — регулярно пересматривать и корректировать бюджет в зависимости от текущих задач бизнеса и других обстоятельств.
Совет 5. Учитывать специфику разных видов обучения
У разных видов обучения есть специфика, которую важно принимать во внимание. По образовательным целям и аудитории, которую нужно обучить, в корпоративном сегменте выделяют три вида обучения — обязательное, массовое и развивающее. Посмотрим, чем они различаются и что нужно учесть в планировании.
Обязательное обучение
Обязательное обучение требуется проводить согласно законодательству. Иногда оно привязано к должности сотрудника, иногда охватывает весь персонал, включая руководителей (например, обучение по охране труда).
Здесь в первую очередь важна проактивность и охват. Чтобы избежать проблем и лишних издержек, необходимо оперативно реагировать на изменения в требованиях законодательства и регулирующих органов. За этим может следить, например, юридический отдел, передавая ответственным за обучение полную информацию, какие курсы и кому именно необходимо пройти, в каком объёме, формате и так далее.
Кроме того, при планировании бюджета важно учесть, в каком виде будут представлены результаты обучения. Это могут быть бумажные документы, свидетельствующие, что сотрудники прошли обучение, или же цифровые данные. Второй вариант удобнее, если эту информацию планируется как-то обрабатывать и анализировать.
Стоит также рассмотреть, какие варианты обучения есть на рынке — даже обязательный курс по технике безопасности, который обычно проходят «для галочки», вовсе не обязан быть скучным. Это может быть интерактивный и вовлекающий образовательный продукт, который эффективностью оправдает свою стоимость.
Массовое обучение
Массовое обучение распространено в первую очередь в отраслях с высокой текучестью кадров — например, в розничной торговле и сфере услуг. Прежде чем новые сотрудники смогут эффективно выполнять рабочие задачи, им нужно запомнить скрипты взаимодействия с клиентами, изучить особенности продукта и так далее. Этой цели и посвящено обучение.
При планировании бюджета на массовое обучение, во-первых, очень важно не ошибиться, рассчитывая количество сотрудников, которые посетят тот или иной очный тренинг или онлайн-вебинар. Например, смогут ли они все поместиться в одном арендованном помещении? Возможно, понадобится снять помещение побольше или же разбить аудиторию на группы и запланировать несколько тренингов вместо одного. А в случае онлайн-мероприятия — позаботиться о том, чтобы используемая платформа для видеоконференций поддерживала нужное число одновременных подключений.
Если к обучению сотрудников привлекаются их более опытные коллеги (например, руководители команд или подразделений), в планировании необходимо учесть не только те рабочие часы, которые они потратят на сам тренинг или вебинар. Гораздо больше рабочего времени может уйти у них на подготовку к этому мероприятию, анализ его результатов, а также поддержку практики обучающихся сотрудников. Рабочее время стоит денег, так что эти часы стоит учесть и в бюджетировании.
Кстати, в бюджет имеет смысл заложить и расходы на подготовку дополнительных материалов, к которым сотрудники смогут обращаться после основного обучения: чек-листы, памятки, видеоматериалы. Важно, чтобы они были доступны в удобном формате — например, поддерживали просмотр с мобильного устройства.
Развивающее обучение
Развивающее обучение подразумевает развитие отдельных перспективных сотрудников, которые хотят профессионально расти и достигать карьерных целей, соответствующих целям бизнеса.
Чтобы вложения бизнеса в этот вид обучения окупились, стоит внимательно подойти к отбору целевой аудитории для него — с учётом текущих задач и долгосрочных целей компании, потенциала кандидатов на обучение, их инициативности. Инвестировать в развивающее обучение всех желающих может быть нецелесообразно. А если установить достаточно высокий порог входа, это повысит вероятность, что сотрудник отнесётся к обучению серьёзно и будет применять изученное на пользу компании.
Анализируя варианты обучения для сотрудников с высоким потенциалом, не стоит выбирать самые доступные и очевидные. Образовательные программы должны быть содержательными и качественными, и на этом нельзя экономить.
Если дальнейшая профессиональная деятельность сотрудника подразумевает взаимодействие с ключевыми руководителями компании, важно запланировать (и учесть в бюджете) их участие непосредственно в обучении, в практической отработке навыков и, возможно, стратегических сессиях с этим сотрудником. Так он сможет познакомиться с руководителями и наладить с ними контакт для эффективной работы в будущем.
Автор: Алексей Окишев
Советник генерального директора по развитию в технологической компании «Бифорком Тек», экс-партнёр консалтинговой компании OKS LABS.
Источник: skillbox.ru