Статья про очевидные и неочевидные фейлы при проведении стратегических сессий.
Чтобы было легче пользоваться информацией, материал структурирован на 3 части:
- Подготовка
- Проведение
- Завершение сессии / «послесессие»
Подготовка сессии:
Цели
1. Избегайте подхода «выработаем на сессии». У вас должны быть заранее продуманы и подготовлены 2 категории целей:
- Цели самой стратегической сессии (т.е. что вы хотите получить в итоге).
И от того, как вы выставите цели стратегической сессии, будет зависеть очень многое: от выбора помещения до списка участников.
- «Заготовки» целей компании. Т.е. цели компании, хотя бы в рамочных параметрах, должны быть согласованы между собственниками и топ-менеджментом заранее. Они могут поменяться в результате обсуждения, но они должны быть подготовлены.
Участники
- Если компания никогда не принимала участие в разработке стратегии и делает это в первый раз, обязательно проведите обучение участников «как разрабатывается стратегия» ДО сессии. Вы существенно снизите непродуктивное время на сессии или вероятность провала.
- Участники должны прийти на сессию подготовленными (цифры, факты, бюджеты, список проблем, задач и так далее). Без комментариев.
Организация
1. Приглашение модератора.
Есть компании, которые хотят сами модерировать свои стратегические сессии исходя из того, что модератор должен быть экспертом в рассматриваемой теме. При принятии решения о выборе модератора это кажется важным. Обращаем внимание, что экспертиза модератора не является гарантией того, что он разбирается в групповой динамике и механике принятии решений.
Инвестируйте в наличие профессионального модератора, который сосредоточится на процессе, будет поощрять всестороннее участие и держать группу в курсе задач и движения вперед. Разве ваша стратегия того не стоит?
2. Сценарий сессии.
В нем должно быть прописано, какие инструменты и методики будут использоваться при выработке стратегии. При отсутствии сценария очень высока вероятность, что вы либо не успеете сделать все, что хотели, либо «скомкаете» результаты из-за нехватки времени.
3. Выбор помещения.
Неочевидный и очень встречающийся фейл — это выбор плохого помещения, без обсуждения с модератором.
Вот признаки плохого помещения:
- Колонны, перекрывающие вид участникам, неровный пол (например, сцена, при использовании актового зала);
- Стены, на которых не клеится скотч. И, соответственно, на них не будет держаться все, что вы хотите разместить. А также неровные и слишком маленькие стены;
- Недостаток воздуха в помещении, холод и плохая освещенность;
- Недостаток или избыток мебели, а так же мебель прикрепленная к полу;
- Недостаток розеток.
Проведение сессии
Выдерживание тайминга
Очевидная позиция, но следить за ней нужно строго. На 10 минут опоздали с обеда, на 5 минут с кофе паузы, на полчаса позже начали, потому что вчера повеселились. Все это ведет к тому, что к концу сессии нарастает спешка и ощущение нехватки времени.
Правильное распределение сил участников
Как правило, к окончанию сессии люди сильно устают и испытывают стресс. В итоге концовка сессии может оказаться сильно скомканной.
Окончание работы в спешке («уже поздно, явно пора расходиться, а вот что-то нет ощущения того, что до всего договорились и всё как следует обсудили») сильно влияет на восприятие результатов сессии участниками вплоть до полного разочарования.
Что делать?
См. пункты «сценарий», «выдерживание тайминга».
И еще один неочевидный пункт – планируйте реальные силы своей команды. Не старайтесь решить все вопросы за один или два дня, а сосредоточьтесь на том, без чего ваша компания просто не сможет достичь целей.
Формальное подведение промежуточных итогов
Рекомендация понятная на уровне здравого смысла. Если этого не делать, то высок шанс того, что где-то к концу сессии вы выясните, что часть участников не согласна с ранее обсужденными и согласованными итогами предыдущих этапов. И вы снова и снова, по 2-му и 3-му кругу будете обсуждать то, что уже обсудили. Участники будут нервничать, а времени будет оставаться все меньше и меньше.
Завершение сессии / «послесессие»
Описанные в этом пункте рекомендации влияют на исполнение стратегии компании (конечно, не только они).
Фейл «Не ознакомить участников с итогами сессии»
Все участники должны быть ознакомлены с тем, что получилось в итоге. А еще лучше, если они примут участие в доработке итогового документа или презентации. Если вы этого не сделаете, то мотивация к исполнению стратегии через месяц вернется к уровню «как до сессии плюс 5%».
Отсутствие «контролирующего органа»
Фейл «только первое лицо в компании занимается контролем стратегии». Понятно, что первому лицу «больше всех нужно». Но вместе с тем, если на сессии вы не определите круг сотрудников, которые помимо первого лица будут регулярно контролировать исполнение стратегических планов, то, как и написано в заголовке этой статьи, ваша Санта-Мария превратится в Титаник.
Легкое эволюционное отступление для тех, кто хочет понимать истинные причины «почему происходит так, что стратегия не исполняется?»
Не потому, что ваши сотрудники ленивые и «не вовлеченные». Все дело в… законах эволюции!
Мы эволюционировали как стайные животные. А у стаи всегда есть вожак. И ожидается, что лидер будет руководить и брать на себя организационные обязанности. Последние включают в себя либо самостоятельное выполнение задачи, либо назначение для этого подчиненного.
А что происходит, когда на сессии собирается много людей? Даже если все они являются топ-менеджерами организации, из-за упомянутого эволюционного фона они подсознательно пытаются переложить решения и контроль за ними на лидера своей группы, того, кто доминирует. А для лидера важно, что сессия организуется для обмена информацией и мыслями, а не для борьбы за доминирование.
Увы, наше подсознание мало заботится о таких деталях. Что оно регистрирует, так это то, что лидер не обозначил, как он контролирует ситуацию, а это, в свою очередь, означает, что нет необходимости принимать заявленные решения и предложения в качестве обязательного руководства.
В результате вы получаете горстку топ-менеджеров, каждый из которых не считает своей обязанностью воплощать озвученные идеи в жизнь. Это происходит потому, что интуитивно они продолжают ждать, когда лидер назначит, кто за какую задачу отвечает. Поэтому не противоречьте эволюции – назначьте тех, кто будет контролировать исполнение стратегии и механизмы ее исполнения. Иначе – Титаник.
Итоговая рекомендация: если вы планируете проведение стратегической сессии, по результатам прочтения этой статьи составьте для себя чек-лист. Или обратитесь к нам, мы поможем его составить.
Источник: btools.by
Компания: BusinessTools
